KIO/UZP 190/10
-
Data orzeczenia:
-
Organ orzekający:
-
Skład sędziowski:
-
Protokolanci:Łukasz Listkiewicz
Powołane przepisy:
Pełny tekst orzeczenia
Sygn. akt: KIO/UZP 190/10
WYROK
z dnia 23 marca 2010 r.
Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:
Przewodniczący: Ryszard Tetzlaff
Członkowie: Marek Szafraniec
Agnieszka Bartczak – śuraw
Protokolant: Łukasz Listkiewicz
po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 19 marca 2010 r. w Warszawie odwołania wniesionego
przez Konsorcjum firm: ComArch S.A. (lider), Firma Handlowo - Usługowa Mikro -
Serwis S.C. (partner), z siedzibą dla lidera konsorcjum: al. Jana Pawła II 39a, 31-864
Kraków od rozstrzygnięcia przez zamawiającego Gmina Miasta Koszalin - Urząd Miejski,
ul. Rynek Staromiejski 6-7, 75-007 Koszalin protestu z dnia 18 stycznia 2010 r.
orzeka:
1. Uwzględnia odwołanie i nakazuje unieważnienie czynności odrzucenia oferty
Odwołującego oraz powtórzenie czynności badania i oceny ofert z uwzględnieniem
oferty Odwołującego.
2. Kosztami postępowania obciąża Gmina Miasta Koszalin - Urząd Miejski, ul. Rynek
Staromiejski 6-7, 75-007 Koszalin i nakazuje:
1) zaliczyć na rzecz Urzędu Zamówień Publicznych koszty w wysokości 4444 zł
00 gr (słownie: cztery tysiące czterysta czterdzieści cztery złote zero groszy)
z kwoty wpisu uiszczonego przez Konsorcjum firm: ComArch S.A. (lider),
Firma Handlowo - Usługowa Mikro - Serwis S.C. (partner), z siedzibą dla
lidera konsorcjum: al. Jana Pawła II 39a, 31-864 Kraków,
2) dokonać wpłaty kwoty 4444 zł 00 gr (słownie: cztery tysiące czterysta
czterdzieści cztery złote zero groszy) przez Gminę Miasta Koszalin - Urząd
Miejski, ul. Rynek Staromiejski 6-7, 75-007 Koszalin na rzecz Konsorcjum
firm: ComArch S.A. (lider), Firma Handlowo - Usługowa Mikro - Serwis
S.C. (partner), z siedzibą dla lidera konsorcjum: al. Jana Pawła II 39a,
31-864 Kraków stanowiącej uzasadnione koszty strony poniesione z tytułu
wpisu od odwołania,
3) dokonać zwrotu kwoty 3 056 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące pięćdziesiąt sześć
złotych zero groszy) z rachunku dochodów własnych Urzędu Zamówień
Publicznych na rzecz Konsorcjum firm: ComArch S.A. (lider), Firma
Handlowo - Usługowa Mikro - Serwis S.C. (partner), z siedzibą dla lidera
konsorcjum: al. Jana Pawła II 39a, 31-864 Kraków.
U z a s a d n i e n i e
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone w trybie przetargu
nieograniczonego na: „Dostawę, instalację, kompleksowe wdrożenie i konserwację
wielodostępnego Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Urzędzie Miejskim
w Koszalinie”, zostało wszczęte przez Gminę Miasta Koszalin - Urząd Miejski, ul. Rynek
Staromiejski 6-7, 75-007 Koszalin zwaną dalej: „Zamawiającym”, ogłoszeniem w Biuletynie
Zamówień Publicznych Nr 173473-2009 z dnia 08.10.2009 r.
W dniu 11.01.2010 r. Zamawiający przekazał faxem informacje o odrzuceniu oferty
Konsorcjum firm: 1) ComArch SA (lider) oraz 2) Firma Handlowo-Usługowa Mikro-Serwis
S.C. z siedzibą dla lidera konsorcjum: al. Jana Pawła II 39 A, 31-864 Kraków zwanego dalej:
„Konsorcjum ComArch” albo „Protestującym” albo „Odwołującym”, jak i innych Wykonawców
oraz unieważnieniu przedmiotowego postępowania. Poinformował, iż odrzucenie nastąpiło
z uwagi na fakt, iż treść oferty nie odpowiada treści Specyfikacji Istotnych Warunków
Zamówienia zwanej dalej: „SIWZ” (art. 89 ust. 1 pkt 2 Pzp). Jedynym zarzutem, jaki wskazał
Zamawiający w faktycznym uzasadnieniu odrzucenia oferty było stwierdzenie
o niespełnianiu przez oferowany system na prezentacji systemu w dniu 14.12.2009 r.
wymagań Zamawiającego dotyczących przedmiotu zamówienia, zawartego w scenariuszu
prezentacji w następujących punktach:
Część A:
• pkt 6 - niezgodność polega na braku widoku ilości załączników co stanowiło
wymóg dotyczący systemu opisanego w Rozdz. II SIWZ (określenie przedmiotu
zamówienia).
• pkt 7 - niezgodność polega na braku informacji na potwierdzeniu wystawionym
dla klientów o ilości załączników.
• pkt 12 - niezgodność polega na braku możliwości edycji istniejącego wpisu na
każdym etapie przez uprawnionego użytkownika.
Część B:
• pkt 7 - niezgodność polega na braku zmiany statusu w przesyłce kierowanej do
wydziału (komórki) pomocniczej w przypadku zwrotu przesyłki z wydziału
(komórki) wiodącego.
Część D:
• pkt 3.4. - niezgodność polega na braku możliwości równoczesnego dodania do
użytkownika dwóch certyfikatów (kwalifikowanego, niekwalifikowanego).
W dniu 18.01.2010 r. faxem na podstawie art. art. 179 ust. 1 oraz art. 180 i nast.
ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U.
z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.), zwanej dalej: „Pzp” Konsorcjum ComArch złożyło
protest na czynności Zamawiającego, tj. odrzucenie oferty Protestującego oraz
unieważnienie postępowania. Tego samego dnia uzupełniło go o dodatkowe elementy
związane z zaniechaniem odrzucenia ofert konkurencyjnych (MADKOM i Konsorcjum
MAXTO) z dodatkowych powodów niż podane w informacji o ich odrzuceniu. Zarzucił
Zamawiającemu naruszenie:
1. art. 89 ust. 1 pkt 2 Pzp poprzez nieuzasadnione odrzucenie oferty Protestującego, pomimo
że treść jego oferty jest zgodna z treścią SIWZ;
2. art. 93 ust. 1 pkt 1 Pzp poprzez bezpodstawne unieważnienie postępowania, pomimo że
w postępowaniu została złożona jedna oferta - jego - niepodlegająca odrzuceniu,
3. art. 7 ust. 1 Pzp poprzez prowadzenie postępowania w sposób w sposób niezapewniający
zachowanie uczciwej konkurencji oraz równego traktowanie wykonawców. Wnosił o:
1. Unieważnienie decyzji o odrzuceniu oferty Protestującego ;
2. Dokonanie ponownej oceny ofert Protestującego;
3. Unieważnienie decyzji o unieważnieniu przedmiotowego postępowania;
4. Wybór oferty Konsorcjum ComArch jako najkorzystniejszej.
W dniu 14.12.2009 r. Protestujący przeprowadził w siedzibie Zamawiającego
prezentację oferowanego systemu pokazując funkcjonalności określone w scenariuszu
z pkt 8.2 SIWZ. Zamawiający sporządził protokół w którym dla cytowanych wyżej pozycji
wpisano „nie spełnia", bez podania uzasadnienia takiego wyniku oceny danej
funkcjonalności systemu. Na prośbę przedstawicieli Protestującego jedynie ustnie podano
uwagi, co pozwoliło pełnomocnikowi wykonawcy na ich spisanie. Przedstawiciele
Zamawiającego nie pozwolili jednak na dopisanie stanowiska Protestującego odnośnie
podanych ustnie uwag do protokołu i opuścili salę, po czym w obecności tylko osoby
zajmującej się sprawami formalnymi dopisano do protokołu informacje o załączeniu
wcześniej spisanych uwag Zamawiającego oraz adnotację, że Protestujący nie zgadza się
z podaną negatywną oceną w/w funkcjonalności. Protestujący zarzucił, że zainteresowany
podmiot podlegający ocenie w postaci prezentacji, jako że jest to czynność faktyczna
dokonywana z jego udziałem w postępowaniu, powinien mieć możliwość wniesienia do
protokołu uwag odnośnie treści poszczególnych ustaleń zawartych w takim dokumencie,
czego Zamawiający mu bezzasadnie odmówił. To na Zamawiającym spoczywa obowiązek
pisemnego prowadzenia postępowania i w związku z tym doprowadzenia wszystkich
dokumentów do stanu spełniającego wymogi formy pisemnej, a także respektowania zasady
równego traktowania wykonawców i prowadzenia postępowania z zachowaniem zasady
zapewnienia uczciwej konkurencji. Wobec odmowy uzasadnienia negatywnej oceny
funkcjonalności w takcie prezentacji, jak i w sporządzonym po jej zakończeniu protokole,
a także wobec odmowy zamieszczenia w protokole z prezentacji stanowiska Protestującego,
Zamawiający naruszył zasadę art. 7 ust. 1 Pzp, albowiem nie zadbał o zapewnienie zasady
zachowania uczciwej konkurencji. Z dwustronnej czynności prawnej podejmowane
w postępowaniu, jaką jest prezentacja, uczynił faktycznie czynność jednostronną,
pozostawiając Protestującego w niepewności i niewiedzy wobec motywów dokonanej oceny
i uniemożliwiając mu zajęcie pisemnego stanowiska co do przebiegu i wyniku prezentacji.
Podkreślił, iż protokół z postępowania jest jedynym śladem w dokumentacji z postępowania
z przebiegu prezentacji - a zatem winien spełniać wymogi wiarygodności, rzetelności
i pisemności. Zamawiający zaniechał dokonania czynności doprowadzających do
sporządzenia protokołu o treści satysfakcjonującej obie strony i tym samym nie dysponuje
wiarygodnym dokumentem z przeprowadzonej prezentacji.
Odnosząc się do poszczególnych zarzutów dotyczących konkretnych funkcjonalności
wskazanych w uzasadnieniu odrzucenia oferty Protestującego podniósł:
Część a)
• pkt 6 - niezgodność polega na braku widoku ilości załączników co stanowiło wymóg
dotyczący systemu opisanego w Rozdz. II SIWZ (określenie przedmiotu zamówienia).
Podniósł, że pkt 6 schematu pokazu był prezentowany podczas pierwszego pokazu
w dniu 09.11.2009 r. i wówczas Zamawiający nie wnosił uwag do prezentowanego
oprogramowania. Wyjaśnił, że zgodnie z wymaganiem określonym w rozdz. II SIWZ w pkt
1.3 ppkt 21.2) oferowany system posiada możliwość parametryzacji widoku dziennika.
Parametryzacja ta pozwala na decydowanie przez użytkownika o tym, jakie dane
z dostępnych w bazie danych prezentowane są w widoku (ekran). W oferowanym systemie
jest możliwość parametryzacji widoku i umieszczenia informacji o liczbie załączników
w widoku.
• pkt 7 - niezgodność polega na braku informacji na potwierdzeniu wystawionym dla klientów
o ilości załączników.
W dniu 09.11.2009 Zamawiający zwrócił uwagę jedynie, że prezentowane
„Potwierdzenie" nie zawiera właściwej informacji w kodzie kreskowym i nie wnosił żadnych
innych uwag do prezentowanego oprogramowania, a w szczególności nie była
kwestionowana liczby załączników. Przed drugim pokazem w dniu 26.11.2009 r. Wykonawca
zwrócił się Zamawiającego o doprecyzowanie zawartości „Potwierdzenia", które nie jest
nigdzie wyspecyfikowana w SIWZ. Zamawiający nie zwrócił uwagi na jakiekolwiek braki
w zakresie załączników. Wyjaśnił, że każde złożone do urzędu pismo posiada zawsze jeden
załącznik jakim jest składane pismo. Taka informacja nie jest niezbędna na „Potwierdzenia".
Dopiero fakt złożenia kolejnych załączników do pisma jest odnotowywany na
„Potwierdzeniu". Podczas pokazu zarejestrowano pismo bez dodatkowych załączników,
zatem na „Potwierdzeniu" nie mogła pojawić się informacja o załącznikach do pisma.
• pkt 12 - niezgodność polega na braku możliwości edycji istniejącego wpisu na każdym
etapie przez uprawnionego użytkownika.
Podczas pokazu Wykonawca zaprezentował możliwość edycji danych dla
użytkownika z uprawnieniami i brak możliwości edycji dla użytkownika bez uprawnień.
W szczególności uprawnienie do edycji i możliwość edytowania dokumentu
zaprezentowano na etapie rejestracji wykonywanej przez Pracownika Kancelarii
i ponownie na etapie dekretacji wykonywanej przez Sekretarza. Zaprezentowano także, że
na etapie dekretacji wykonywanej przez Sekretarza Pracownik Kancelarii nie ma uprawnień
do edycji i możliwości edytowania pisma ponieważ pismo wówczas jest
w gestii Sekretarza.
Część b)
• pkt 7 - niezgodność polega na braku zmiany statusu w przesyłce kierowanej do wydziału
(komórki) pomocniczego w przypadku zwrotu przesyłki z wydziału (komórki) wiodącego
Niniejszy pkt dotyczył sprawdzenia statusu i informacji o tzw. wiodącej komórce
organizacyjnej. Wskazana przez Zamawiającego niezgodność polega na braku zmiany
statusu przy tzw. komórce pomocniczej, a zatem nie dotyczy przedmiotowego zagadnienia
będącego elementem weryfikacji. Zauważył, że brak jest zarówno w SIWZ,
a w szczególności w Rozdz. II w pkt 1.3 ppkt 21.8, jak i w instrukcji kancelaryjnej
jakichkolwiek wymagań dotyczących obsługi zwrotu przesyłek z wydziału.
Część d)
• pkt 3.4 - niezgodność polega na braku możliwości równoczesnego dodania do użytkownika
dwóch certyfikatów (kwalifikowanego, niekwalifikowanego).
Zarzucił, iż zapis w niniejszym pkt nie wskazuje na możliwość jednoczesnego
dodania 2 certyfikatów kwalifikowanego i niekwalifikowanego. Zapis wskazuje na możliwość
dodania certyfikatu z uszczegółowieniem, że chodzi o certyfikaty występujące w odmianach
kwalifikowanej lub niekwalifikowanej. W prezentowanym systemie była możliwość dodania
certyfikatu kwalifikowanego lub niekwalifikowanego - korzystając z tej samej funkcji systemu
(tego samego pola na ekranie). Należy podkreślić, że SIWZ w żadnym innym miejscu,
a w szczególności w rozdz. II w pkt 1.3 ppkt 4, nie precyzuje zagadnienia opisanego
powyżej, a zatem Wykonawca nie mógł przewidzieć, że Zamawiający będzie w taki właśnie
sposób interpretował ten punkt schematu pokazu. Interpretacja wydaje się zaskakująca,
ponieważ certyfikat niekwalifikowany jest wykorzystywany w praktyce tylko przez
użytkowników, którzy z jakiś powodów nie posiadają certyfikatu kwalifikowanego.
Użytkownik posiadający certyfikat kwalifikowany może realizować w systemie wszelkie
funkcje w najpełniejszym zakresie także te, które wymagają certyfikatu niekwalifikowanego.
Z tego punktu widzenia dokonana interpretacja w/w postanowienia scenariusza jest
nielogiczna, gdyż weryfikuje zupełnie zbędną z celowościowego punktu widzenia
okoliczność (wiadomo, że dodanie certyfikatu kwalifikowanego z punktu widzenia celu
certyfikatu zawiera w sobie także i funkcję dodania certyfikatu niekwalifikowanego).
Odrzucenie oferty z tego powodu świadczy o nierespektowaniu przepisów Pzp oraz
ignorowaniu zasady celowego wydatkowania środków publicznych (zakup inwestycyjny,
jakim jest zamówienie systemu informatycznego, ma realizować ułatwiać ustawowe cele
zamawiającego, a nie jego widzimisię). Z punktu widzenia możliwości załączenia certyfikatu
niekwalifikowanego, cel w postaci zapewnienia elektronicznego posługiwania się
dokumentami w urzędzie jest osiągnięty. W ocenie Protestującego przyjęta interpretacja w/w
wymogu scenariusza testowego jest nielogiczna, nic nie wnosi i służy jedynie eliminacji
wykonawcy z postępowania. W zaistniałej sytuacji opisaną niejasność SIWZ należy
interpretować na korzyść Wykonawcy, który przyjął rozumienie pkt 3.4 schematu prezentacji
zgodne z przepisami prawa, logiką i praktyką stosowaną w systemach informatycznych.
W odniesieniu do negatywnej oceny przez oferowany przez Protestującego system
funkcjonalności wskazanej powyżej zarzucił, iż Zamawiający w sposób odmienny
potraktował tę samą okoliczność u innych wykonawców. Zauważył, że w systemie
oferowanym przez firmę Madkom także (tak samo jak u Protestującego) istniało tylko jedno
pole do załączenia certyfikatu. W przypadku prezentacji i oceny tej firmy Zamawiający uznał
powyższe za spełnienie wymagań określonych w w/w punkcie scenariusza. Dwa pola do
wprowadzania oddzielnie obydwu certyfikatów (kwalifikowanego i niekwalifikowanego)
pojawiło się jako rozwiązanie w systemie firmy Max-to, prezentowanym także w dniu
14.12.2009 r. Na prezentacji Protestującego to właśnie przedstawiciele tej firmy zwrócili
uwagę na jedno pole do dołączania certyfikatów - w wyniku czego Zamawiający dokonał
negatywnej oceny. Podkreślił, iż konieczność posiadania w/w rozwiązania (dwa osobne pola
do załączania certyfikatów) nie była wymaga w SIWZ, a nadto jest wymaganiem zbędnym,
niecelowym i nielogicznym z punktu widzenia celu certyfikatów. Wskazane poniżej odmienne
traktowanie wykonawców (Protestującego i Madkom) przy ocenie tej samej, identycznie
rozwiązanej funkcjonalności systemu dowodzi nierównego traktowania wykonawców
i naruszenia przez Zamawiającego przepisu art. 7 ust. 1 Pzp. Protestujący z całą
stanowczością stwierdził, że negatywna ocena wskazanych w odrzuceniu oferty
funkcjonalności oferowanego przez niego systemu nie znajduje oparcia w rzeczywistości
i ma swe źródło wyłącznie w nadinterpretacji interpretacji postanowień SIWZ przez
Zamawiającego, dokonanej na etapie oceny oferowanych systemów. Podniósł, że
metodologie wdrażania projektów informatycznych zakładają etap tzw. analizy
przedwdrożeniowej, w której następuje analiza potrzeb Zamawiającego, doprecyzowanie
wymagań zawartych w SIWZ i w konsekwencji skonfigurowania systemu zgodnie z tymi
ustaleniami. Również Zamawiający w tym przypadku przewidział w specyfikacji analizę
procedur funkcjonujących w Urzędzie, jak i konfiguracje systemu. Oznacza to, że rzekome
„niezgodności" treści oferty Protestującego z treścią SIWZ, jak i wszystkie pozostałe
funkcjonalności opisane w SIWZ i tak będą podlegały doprecyzowaniu i uściśleniu
w ramach analizy przedwdrożeniowej. Decyzja unieważnienia postępowania (art. 93 ust. 1
pkt 1 Pzp) nie ma podstaw faktycznych ani prawnych - gdyż istnienie jednej ważnej
i niepodlegającej odrzuceniu oferty jest wystarczające udzielenia zamówienia.
Rozstrzygniecie protestu nastąpiło w dniu 28.01.2010 r. faxem poprzez jego
oddalenie. Zamawiający wskazał, że określił w Rozdz. I pkt 8.2 SIWZ, że w celu
potwierdzenia, że oferowany przez Wykonawcę przedmiot zamówienia odpowiada
wymaganiom określonym przez Zamawiającego w Rozdz. II „Określenie przedmiotu
zamówienia" przeprowadzi prezentacje oferowanego programu z wybranymi funkcjami, tj.:
a) Rejestracja pisma z załącznikiem dostarczonego do kancelarii Urzędu przez klienta -
SIWZ 1.3 pkt. 21). 2 – Rozdz. II, b) Dekretacja pojedyncza i hurtowa pisma - SIWZ 1.3 pkt.
21).8 - Rozdz. II, c) Założenie nowej sprawy SIWZ 1.3 pkt 21). 5 - Rozdz. II, d) Dodanie
użytkownika SIWZ 1.3 pkt 4) - Rozdz. II, wg scenariusza zawartego w SIWZ. Scenariusz, na
podstawie którego Wykonawca zobligowany był do przygotowania prezentacji swojego
systemu został opracowany na podstawie opisu przedmiotu zamówienia zawartego w SIWZ.
Wszyscy Wykonawcy biorący udział w postępowaniu, w tym Protestujący złożyli w swoich
ofertach w „Formularzu ofertowym” oświadczenie informujące o tym, że zapoznali się
z warunkami zamówienia i nie wnoszą do nich zastrzeżeń oraz zdobyli konieczne informacje
do przygotowania oferty. Ponadto, zaznaczył, że Wykonawcom przed upływem terminu
składania ofert przysługiwało prawo do składania zapytań dotyczących SIWZ, z którego
Protestujący skorzystał. Zarzut dotyczący braku możliwość, wniesienia przez Protestującego
uwag odnośnie treści poszczególnych ustaleń zawartych w protokole z prezentacji uznał za
bezzasadny. Wyjaśnił, że protokół z prezentacji oferowanego systemu elektronicznego
obiegu dokumentów przeprowadzonej w celu ustalenia, czy oferowany system EOD spełnia
wymagania Zamawiającego dotyczące przedmiotu zamówienia to dokument,
w którym członkowie komisji przetargowej powołanej do przeprowadzenia postępowania
odnotowali, które elementy scenariusza prezentacji spełniają, bądź też nie spełniają
wymagania Zamawiającego. Dokument został sporządzony w obecności przedstawicieli
Protestującego, którzy w trakcie spisywania protokołu kilkakrotnie informowani byli
o powodach uznania pięciu elementów scenariusza za nie spełniające wymagań
Zamawiającego dotyczących przedmiotu zamówienia. Przedstawiciel Protestującego
poproszony o podpisanie protokołu wniósł pisemną uwagę do protokołu, iż przekazano mu
ustne uzasadnienie komisji, do którego się nie odniósł, gdyż nie wyrażono na to zgody oraz
że nie akceptuje zapisów decyzji o nie spełnianiu funkcjonalności.
Odnośnie zarzutu naruszenie zasady równego traktowania wykonawców
i uczciwej konkurencji oraz zaniechanie dokonania czynności doprowadzających do
sporządzenia protokołu o treści satysfakcjonującej obie strony. Wyjaśnił, że stosując zasadę
równego traktowania i uczciwej konkurencji Zamawiający po każdej zakończonej prezentacji,
w obecności Wykonawców, sporządzał protokół, w którym odnotowywał faktyczne spełnianie
bądź nie spełnianie wymagań Zamawiającego. Zamawiający z żadnym z Wykonawców nie
negocjował zapisów do protokołu, bowiem sporządzenie protokołu o treści satysfakcjonującej
obie strony w sytuacji, kiedy Wykonawca uważa, że spełnia warunki scenariusza,
a Zamawiający na podstawie dokonanej prezentacji stwierdził, iż Wykonawca ich nie spełnia
staje się niemożliwe. Protokół sporządzony przez Zamawiającego zawiera obiektywną
i jednomyślną przez wszystkich członków komisji ocenę oferowanego przez Wykonawcę
systemu elektronicznego obiegu dokumentów, z którą Wykonawca ma prawo się nie
zgadzać i na którą przysługują mu środki ochrony prawnej. Zauważył, że protest na
zaniechanie dokonania czynności doprowadzających do sporządzenia protokołu o treści
satysfakcjonującej obie strony został wniesiony z uchybieniem art. 180 ust. 2 Pzp terminu
wniesienia protestu. Prezentacja została przeprowadzona w dniu 14.12.2009 r. Protestujący,
co sam przyznaje, miał świadomość treści sporządzonego protokołu z przeprowadzonej
prezentacji, gdyż jego przedstawiciele próbowali wpłynąć na jego kształt, nie zgadzając się
z jego treścią, w dniu prezentacji. Jeżeli zatem Protestujący miał uzasadnione zarzuty, co do
rzetelności sporządzanego protokołu powinien je wnieść w terminie do 21.12.2009 r.
Odnośnie pkt 6 cz. a) stwierdził, że należało po dokonaniu rejestracji pism
przejść do dziennika korespondencji i sprawdzić poprawność wpisów w odpowiednich
komórkach - wydziałach. Zgodnie z zapisem w SIWZ pkt 21) 2. g. dziennik i rejestry
korespondencji muszą obejmować m.in.: nagłówek (informację o nadawcy, datę i czas
nadania, wpływu, wysłania, dane dotyczące osoby odbierającej (wysyłającej), numer pisma,
data pisma, typ dokumentu, znak pisma, treść pisma, ilość załączników). Protestujący
zaprezentował widok dziennika korespondencji bez informacji o ilości przypisanych
załączników. Odnośnie parametryzacji widoku (ekran) wskazał, że nie wykonał tej operacji
i nie pokazał Zamawiającemu wymaganej informacji o ilości załączników w stosownym
terminie.
Odnośnie pkt 7 cz. a) stwierdził, że możliwe jest, że Zamawiający z powodu dużej
ilości niezgodności prezentowanego systemu z SIWZ podczas pierwszej prezentacji mógł
nie odnotować braku informacji o ilości załączników co jednak nie zwalnia Wykonawcy
z obowiązku przedstawienia tej funkcjonalności (zgodnej z zapisami SIWZ) podczas drugiej
weryfikacji. Zamawiający podniósł, że pisma składane w Urzędzie zawierają różną ilość
załączników, dlatego też system EOD musi umożliwiać zarejestrowanie wielu załączników do
jednego pisma. Ilość złożonych załączników do pisma musi byś widoczna w dzienniku
korespondencji oraz na potwierdzeniu wystawianym dla klienta Urzędu.
Odnośnie pkt 12 cz. a) wskazał na zapis w SIWZ pkt 21) 2.a. Zaś Zamawiający
wymagał funkcjonalności systemu polegającej na możliwości edycji pisma niezależnie od
miejsca położenia, przez pracownika posiadającego uprawnienia nadane przez
administratora systemu (cz. a pkt 12 scenariusza: „Zapewnić możliwość dokonywania edycji
istniejącego wpisu na każdym etapie (przez uprawnionego użytkownika"). Prezentowany
przez Wykonawcę system nie spełniał wymaganej funkcjonalności, gdyż nie można było
dokonać edycji na każdym etapie.
Odnośnie pkt 7 cz. b) dotyczącej dekretacji pojedynczej i hurtowej pisma należało
sprawdzić aktualny status pisma oraz informacje o komórce organizacyjnej wskazanej przy
dekretacji jako komórka wiodąca (widoczna jako pierwsza na liście). Protestujący
zaprezentował system EOD, w którym w momencie zwrotu pisma przez komórkę wiodącą
Zamawiający nie mógł dokonać sprawdzenia statusu pisma z poziomu pracownika komórki
współpracującej. Funkcjonalność taka jest niezbędna dla zapewnienia prawidłowego obiegu
dokumentów i realizacji spraw.
Odnośnie pkt 3.4 cz. d) dotyczącej dodania użytkownika w pkt 3.4 należało zgodnie
z zapisem scenariusza dodać certyfikat (kwalifikowany, niekwalifikowany) użytkownika.
W zapisie pkt 3.4 cz. d) scenariusza nie występuje słowo „lub”. Zapis w postaci: „Dodać
certyfikat /kwalifikowany, niekwalifikowany/ użytkownika" jest wyliczeniem dwóch rodzajów
certyfikatu. Zamawiający nadmienił iż pozostali Wykonawcy, którzy prezentowali tą
funkcjonalność, jednoznacznie zrozumieli taki zapis jako dodanie certyfikatu kwalifikowanego
i certyfikatu niekwalifikowanego.
W dniu 02.02.2010 r. (data nadania w placówce pocztowej operatora publicznego)
Odwołujący na oddalenie protestu wniósł odwołanie do Prezesa UZP podtrzymując zarzuty
i wnioski wraz z argumentacją z protestu w granicach zakreślonych art. 184 ust.1 a Pzp.
Kopie odwołania Zamawiający otrzymał tego samego dnia (faxem). Wskazał dodatkowo, że
termin na wniesienie protestu został zachowany, a twierdzenie Zamawiającego o jego
wniesieniu po terminie, który biegł, jak twierdzi Zamawiający, od dnia prezentacji, jest
nieuzasadnione. Warunkiem wniesienia protestu jest bowiem posiadanie interesu prawnego
w uzyskaniu zamówienia. Protest przed decyzją o odrzuceniu oferty wykonawcy byłby zatem
przedwczesny, gdyż sam protokół z posiedzenia komisji o wynikach prezentacji nie oznacza
zaistnienia uszczerbku w uzyskaniu zamówienia. Dopiero decyzja o odrzuceniu oferty
wykonawcy taką podstawę stanowi. Stwierdził, iż odmowa umożliwienia wykonawcy
ustosunkowania się do twierdzeń zawartych w protokole jest niezgodna z art. 7 Pzp. Nie
zasługuje na poparcie twierdzenie Zamawiającego. Odwołujący wcale nie domagał się
ustalenia jakiejś korzystnej dla niego oceny, czy zawarcia jakiegoś kompromisowego
stanowiska w sprawie tej oceny. W ogóle jego intencją nie było wpływanie na ocenę komisji.
Domagał się jedynie zezwolenia wpisania mu zastrzeżenia do protokołu co do okoliczności
i przebiegu prezentacji. Tymczasem protokół ten jest jedynym źródłem dokumentującym nie
tylko ocenę, ale i sam przebieg prezentacji oraz wszystkie okoliczności mające wpływ na
wynik oceny. Odmówienie Wykonawcy zamieszczenia uwag z czynności w której
uczestniczył (nie była to przecież jednostronna czynność Zamawiającego - lecz wymagająca
jego współdziałania z wykonawcą interakcja) nie mieści się w granicach art. 7 Pzp, który nie
tylko nakazuje równo traktować wykonawców, ale stanowi o poszanowaniu prawa
wykonawcy i zapewnieniu optymalnych warunków do obiektywnej oceny jego oferty.
Odwołujący podniósł także, że prezentacja w zasadzie była luźną rozmową podczas
której prezentowano system i nie było bieżącego protokołowania. Dopiero po zakończeniu
prezentacji Komisja poinformowała o negatywnej ocenie niektórych funkcjonalności.
Skład orzekający Krajowej Izby Odwoławczej, po przeprowadzeniu rozprawy
w przedmiotowej sprawie, zapoznaniu się z dokumentacją postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego, w tym w szczególności z postanowieniami SIWZ, protokołem
z prezentacji z dnia 09.11.2009 r., wezwaniem z dnia 19.11.2009 r. skierowanym przez
Zamawiającego do Odwołującego, ponowionym wezwaniem z dnia 08.12.2009 r.,
protokołem z prezentacji z dnia 14.12.2009 r., jak również po zapoznaniu się
z protestem, rozstrzygnięciem protestu, odwołaniem, po wysłuchaniu oświadczeń, jak
i stanowisk stron złożonych ustnie do protokołu w toku rozprawy, jak również
z dowodem z zeznań świadka powołanego przez Zamawiającego ustalił i zważył, co
następuje.
W pierwszej kolejności skład orzekający Izby ustalił, że wobec wszczęcia
postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego dotyczy rozpoznawane przez
Izbę odwołanie, przed dniem 29 stycznia 2010 r., tj. przed dniem wejścia w życie przepisów
ustawy z dnia 2 grudnia 2009 r. o zmianie ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz
niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 223, poz. 1778), do rozpoznawania niniejszej sprawy
odwoławczej mają zastosowanie przepisy Pzp w brzmieniu dotychczasowym - sprzed
wejścia w życie wskazanych przepisów.
W drugiej kolejności skład orzekający Izby ustalił, że nie została również wypełniona
żadna z przesłanek skutkujących odrzuceniem odwołania w trybie art. 187 ust. 4 Pzp.
Wniosek Zamawiającego o odrzucenie odwołania na posiedzeniu na podstawie art. 187 ust.
4 pkt 4 Pzp z uwagi na złożenie protestu po terminie wynikającym z art. 180 ust. 2 Pzp, Izba
uznała za chybiony. Izba podzieliła stanowisko Odwołującego, że oprotestowanie przebiegu
prezentacji w dniu 14.12.2009 r. w kontekście interesu prawnego byłoby przedwczesne.
Protokół z 14.12.2009 r. nie zawierał bowiem de facto motywów odnośnie niespełniania
niektórych funkcjonalności wymaganych przez Zamawiającego pod kątem wymogów
określonych przez niego w SIWZ. Dodatkowo Izba wskazuje, iż art. 92 Pzp nakłada na
Zamawiającego obowiązek każdorazowo formalnego zawiadomienia o odrzuceniu oferty po
ocenie wszystkich wykonawców i wyborze lub unieważnieniu postępowania. Ewentualne
złożenie protestu w terminie wskazywanym przez Zamawiającego ograniczyłoby możliwości
obrony oferty przez Odwołującego. Nadto, dopiero uzewnętrznienie stanowiska
Zamawiającego na temat konsekwencji przebiegu prezentacji znalazło swój wyraz w jego
decyzji o odrzuceniu oferty.
Izby ustaliła także, że Wykonawca wnoszący odwołanie posiadał interes prawny
w rozumieniu art. 179 ust. 1 Pzp, uprawniający go do złożenia protestu i odwołania.
Zdaniem Izby, Odwołujący, którego oferta została odrzucona i nie podlegała
klasyfikacji w ramach kryterium oceny ofert, tj. ceny (100%), w przypadku uwzględnienia
odwołania i powtórzenia czynności badania i oceny złożonych ofert z uwzględnieniem jego
oferty, wobec skutecznego odrzucenia wszystkich pozostałych ofert w postępowaniu,
z uwagi na przedłożenie jedynej ważnej oferty, ma szansę na uzyskanie przedmiotowego
zamówienia.
Izba nie uznała również przystąpienia do postępowania odwoławczego po stronie
Zamawiającego - zgłaszającego przystąpienie - COIG S.A., za skuteczne.
Względem nieprzekazania Odwołującemu kopii przystąpienia do postępowania
protestacyjnego jako przesłanki formalnej nieskuteczności przystąpienia do postępowania
protestacyjnego, a w konsekwencji do postępowania odwoławczego po stronie
Zamawiającego, Izba ten aspekt przystąpienia uznała za nieskutkujący jego nieważnością.
Należy wskazać, iż brak jest sankcji za jej nieprzekazanie kopii przystąpienia w odróżnieniu
od kopii odwołania. Nadto, to art. 181 ust. 4 Pzp określa kto staje się uczestnikami
postępowania toczącego się w wyniku wniesienia protestu i nie zawiera w ramach swojej
regulacji kwestii kopii przystąpienia. Ust. 5 zdanie 2 art. 181 Pzp ma, w ocenie Izby,
charakter informacyjny, a nie warunkujący skuteczność przystąpienia, w odróżnieniu od art.
184 ust. 4 Pzp.
Odnośnie braku interesu prawnego zgłaszającego przystąpienie. W ocenie Izby nie
ma on już żadnej możliwości uzyskania przedmiotowego zamówienia, albowiem nie jest już
uczestnikiem przedmiotowego postępowania przetargowego, gdyż jego oferta została
skutecznie odrzucona. Z uwagi na powyższe, Izba uznała jak na wstępie.
Odnosząc się do podniesionych w proteście, jak i w treści odwołania zarzutów
stwierdzić należy, że odwołanie zasługuje na uwzględnienie.
Zarzut naruszenia przez Zamawiającego art. 7 ust. 1 Pzp, poprzez odmowę
uzasadnienia negatywnej oceny funkcjonalności w trakcie prezentacji, jak i w sporządzonym
po jej zakończeniu protokole, a także wobec odmowy zamieszczenia w protokole
z prezentacji stanowiska Odwołującego, Izba uznała za zasadny.
W ocenie Izby działanie Zamawiającego przejawia cechy uznaniowości, która nie była
niczym uzasadniona. Brak wyczerpującego i jednoznacznego pisemnego uzasadnienia
negatywnej oceny poszczególnych kroków scenariusza podczas prezentacji czyni de facto
samą czynność prezentacji „ułomną” i pozostawiającą „wątpliwości” dowodowe, notatki
Odwołującego nie mogą bowiem zastąpić protokołu z prezentacji.
Izba podtrzymuje także w tym zakresie, stanowisko wynikające z orzecznictwa, że
uczestnikowi prezentacji przysługuje prawo ujęcie w protokole z prezentacji jego stanowiska
odnośnie treści poszczególnych ustaleń zawartych w takim dokumencie. Jest to szczególne
istotne z uwagi na charakter takiego protokołu, jako źródła dokumentującego nie tylko
ocenę, ale i sam przebieg prezentacji oraz wszystkie okoliczności mające wpływ na wynik
oceny, co zasadnie wskazał Odwołujący. Z tych względów, Izba uznała jak na wstępie.
Zarzut naruszenia przez Zamawiającego art. 89 ust. 1 pkt 2 Pzp poprzez
nieuzasadnione odrzucenie oferty Odwołującego, pomimo że treść jego oferty jest zgodna
z treścią SIWZ, Izba uznała za zasadny.
Skład orzekający Izby dokonał następujących ustaleń odnośnie zarzutu:
Zamawiający w Rozdz. I pkt 8.2 SIWZ określił, że w celu potwierdzenia, że oferowany
przez Wykonawcę przedmiot zamówienia odpowiada wymaganiom określonym przez
Zamawiającego w Rozdz. II „Określenie przedmiotu zamówienia" konieczne jest złożenie
oświadczenie o wyrażeniu zgody na zaprezentowanie oferowanego programu z wybranymi
funkcjami, tj.: a) Rejestracja pisma z załącznikiem dostarczonego do kancelarii Urzędu przez
klienta - SIWZ 1.3 pkt. 21). 2 - Rozdz. II, b) Dekretacja pojedyncza i hurtowa pisma - SIWZ
1.3 pkt. 21).8 - Rozdz. II, c) Założenie nowej sprawy SIWZ 1.3 pkt 21). 5 - Rozdz. II, d)
Dodanie użytkownika SIWZ 1.3 pkt 4) - Rozdz. II, na własnym sprzęcie w siedzibie
Zamawiającego w terminie uzgodnionym przez obie strony. Wskazał także, że:
„Potwierdzenie spełnienia wymagań Zamawiającego nastąpi na podstawie sprawdzenia
metodą „spełnia-nie spełnia” powyższych funkcji przedstawionego oprogramowania, zgodnie
z poniższym schematem”.
Część a) Rejestracja pisma z załącznikiem dostarczonego do kancelarii Urzędu przez
klienta - SIWZ 1.3 pkt. 21). 2 - Rozdz. II. W ramach kroków postępowania:
• pkt 4 - Wprowadzić dwa pisma zgodnie ze scenariuszem (nowy klient).
• pkt 4.4 - liczba załączników: jeden z możliwością dokonania opisu załączników.
• pkt 5 - Wprowadzić trzy pisma klienta zarejestrowanego w bazie.
• pkt 5.5 - liczba załączników: jeden (przygotowane przez Wykonawcę) z możliwością
opisu załączników
• pkt 6 - Po dokonaniu rejestracji pism przejść do dziennika korespondencji i sprawdzić
poprawność wpisów w odpowiednich komórkach - wydziałach.
• pkt 7 - Wydrukować dla klientów potwierdzenie złożenia pisma wraz z załącznikami,
oznaczonego kodem kreskowym zawierającym minimum: - informacje o dacie
i godzinie jego złożenia, - numer z dziennika korespondencji (rejestracja).
• pkt 12 - Zapewnić możliwość dokonywania edycji istniejącego wpisu na każdym etapie
(przez uprawnionego pracownika).
Część b) Dekretacja pojedyncza i hurtowa pisma - SIWZ 1.3 pkt. 21).8 - Rozdz. II.
W ramach kroków postępowania:
• pkt 6 - Zrobić zwrot 1 zadekretowanego pisma (wiodącego), które posiada 2 dekretacje.
• pkt 7 - Sprawdzić aktualny status pisma oraz informacje o komórce organizacyjnej
wskazanej przy dekretacji jako komórka wiodąca (widoczna jako pierwsza na liście).
Część d) Dodanie użytkownika SIWZ 1.3 pkt 4) - Rozdz. II. W ramach kroków
postępowania: Dodać nowego użytkownika zgodnie ze scenariuszem (pkt 3)
• pkt 3.4. - Dodać certyfikat /kwalifikowany, niekwalifikowany/ użytkownika.
Zamawiający w Rozdz. II: „Określenie przedmiotu zamówienia”, w pkt 1.3:
„Wymagania dotyczące systemu”, ppkt 4: „System musi posiadać:
- zaimplementowane mechanizmy dostępu, umożliwiające wybranym użytkownikom
selektywny dostęp do informacji: autoryzacja i hierarchizacja praw dostępu do określonych
funkcji, czynności, opcji, dokumentów i spraw,
- mechanizmy ochrony, zabezpieczania i archiwizacji danych takie jak: system uprawnień
dla administratorów i użytkowników z uwzględnieniem ich potrzeb, profilowanie informacji w
zależności od grupy odbiorców, autoryzację danych, replikację danych, tworzenie kopii
zapasowych, zdolność do odtwarzania baz i ich zawartości, wysoki poziom bezpieczeństwa i
ochrony danych przed utratą spójności i zniszczeniem, a także wysoki stopień
bezpieczeństwa przy współdzieleniu prac: kontrola dostępu na różnych poziomach: serwera,
bazy danych, dokumentu, itd.,
- zintegrowane środowisko poczty, kalendarza i terminarzy grupowych,
- system wymiany informacji i organizowania pracy grupowej,(..)”
W pkt 21).2 a): „Praca nad szeroko rozumianymi dokumentami i rejestrami: system
musi zapewniać pełną obsługę korespondencji z automatycznym (systemowym)
nadawaniem dokumentom kolejnego numeru, zgodnie z instrukcją kancelaryjną - pism
przychodzących (opisanie), wychodzących i dokumentów wewnętrznych - od chwili wejścia
do chwili wyjścia (obsługa kurierów, obsługa wysyłki masowej z użyciem kodów kreskowych),
z następującymi uwarunkowaniami:
• niezależnie od miejsca wpływu do systemu korespondencji (kancelaria ogólna, czy
sekretariat dowolnej jednostki organizacyjnej) i sposobu dostarczenia, zapewnić
wielopoziomową obsługę dekretacji i przekazywania pism, a także wysyłkę
korespondencji, (…)
• zapewnić podgląd, edycję, usuwanie i drukowanie pism, spraw i dokumentów przez
osoby uprawnione (…)"
W pkt 21) 2. g. Zamawiający wskazał, że dziennik i rejestry korespondencji muszą
obejmować m.in.: „- nagłówek (informację o nadawcy, datę i czas nadania, wpływu, wysłania,
dane dotyczące osoby odbierającej (wysyłającej), numer pisma, data pisma, typ dokumentu,
znak pisma, treść pisma, ilość załączników),
- informację o obiegu dokumentów (….), parametryzacja widoku dziennika (…)”.
W pkt 21) 8. stwierdził również, że: „System musi umożliwić dekretację hurtową
i odbiór hurtowy. Przez dekretację hurtową należy rozumieć zaznaczenie wielu odebranych
pism i możliwość zadekretowania jednym kliknięciem do wybranego wydziału lub osoby.
Odebrane pisma mają pokazywać się w uporządkowanym widoku. Jako domyślny wg.
numeru z dziennika korespondencji”.
W załączniku nr 1 do opisu przedmiotu zamówienia „wzór nagłówka dziennika
korespondencji” widnieje w szóstej kolumnie ilość załączników. Ponadto, wskazano tam, że:
„System musi umożliwiać parametryzację widoku dziennika korespondencji”.
Zgodnie z deklaracją załączoną do oferty, w siedzibie Zamawiającego zostały
przeprowadzone prezentacje zaoferowanych przez uczestników przedmiotowego
postępowania systemów w obecności Komisji Przetargowej i przedstawicieli Wykonawców.
W odniesieniu do Odwołującego 09.11.2009 r. oraz drugą w dniu 14.12.2009 r. Z których
sporządzono protokół. Druga prezentacja miała miejsce na skutek wezwania Zamawiającego
z dnia 19.11.2009 r. (na skutek zawieszenia biegu związania ofertą wezwanie odnowione
w dniu 08.12.2009 r.) w trybie art. 26 ust. 3 Pzp do uzupełnienia prezentacji oferowanego
programu z wybranymi funkcjami ściśle wg. scenariusza zawartego w Rozdz. I pkt 8, ppkt 8.2
SIWZ. Zamawiający wskazał, że pierwsza prezentacja nie potwierdziła, że oferowany
przedmiot zamówienia odpowiada wymaganiom określonym przez Zamawiającego w Rozdz.
II SIWZ.
Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia, Izba stwierdziła co następuje.
Po pierwsze, odnośnie pkt 6 cz. a) scenariusza - niezgodności polegającej na braku
widoku ilości załączników, co stanowiło wymóg dotyczący systemu opisanego
w Rozdz. II SIWZ (określenie przedmiotu zamówienia), Izba wskazuje, że podstawą drugiej
prezentacji był art. 26 ust. 3 Pzp - uzupełnienie prezentacji oferowanego programu
z wybranymi funkcjami, gdyż pierwsza prezentacja nie potwierdziła, że oferowany przedmiot
zamówienia odpowiada wymaganiom określonym przez Zamawiającego w Rozdz. II SIWZ.
Z analizy protokołu z prezentacji z dnia 09.11.2009 r. wynika, że bez względu na rzeczywisty
przebieg drugiej prezentacji w dniu 14.12.2009 r. podczas pierwszej prezentacji Odwołujący
spełnił powyżej wskazany pkt scenariusza. W konsekwencji wezwanie do uzupełnienia
w trybie art. 26 ust. 3 Pzp i ponowne przeprowadzenie: „Po dokonaniu rejestracji pism
przejść do dziennika korespondencji i sprawdzić poprawność wpisów w odpowiednich
komórkach – wydziałach” było bezprzedmiotowe i pozbawione podstaw prawnych. Wobec
powyższego podobnie kwestię parametryzacji, Izba uznała za bezprzedmiotową.
Po drugie, odnośnie pkt 7 cz. a) scenariusza niezgodności polegającej na braku
informacji na potwierdzeniu wystawionym dla klientów o ilości załączników. W tym zakresie
Izba wskazuje, że scenariusz w niniejszym pkt wskazuje minimum, które winien zawierać kod
kreskowy, nie ma tam informacji o ilości załączników. Inną okolicznością jest fakt, że
w ramach niniejszego kroku mówi się o wydrukowaniu dla klientów potwierdzenie złożenia
pisma wraz z załącznikami, oznaczonego kodem kreskowym. Izba wskazuje, że
w niniejszym zakresie Odwołujący wskazał na inne kroki scenariusza cz. a) w pkt 4.4 oraz
5.5, które odnoszą się do liczby załączników, a które zostały pozytywnie ocenione przez
Zamawiającego, wskazując na to, że świadczy to o tym, że załączniki były widoczne podczas
prezentacji. Zamawiający w tym zakresie nie wykazał zasadności swojego zarzutu.
Przedłożony na rozprawie wydruk z 14.12.2009 r. – „potwierdzenie złożenia pisma”, Izba nie
dopuściła jako dowód w sprawie. Nie był on załącznikiem do protokołu z prezentacji
z 14.12.2009 r. i jego wiarygodność po 3 miesiącach od prezentacji budzi wątpliwości.
Po trzecie, odnośnie pkt 12 cz. a) scenariusza - niezgodności polegającej na braku
możliwości edycji istniejącego wpisu na każdym etapie przez uprawnionego użytkownika.
Izba wskazuje, że Zamawiający de facto dopiero na rozprawie sprecyzował istotę
niezgodności względem - zapewnienia możliwości dokonywania edycji istniejącego wpisu na
każdym etapie (przez uprawnionego pracownika). Podnosił, iż funkcje tą program
Odwołującego spełniał tylko, jeżeli edycja była przeprowadzana przez sekretarza urzędu.
Ewentualna edycja u pracownika niższej rangi była niemożliwa. Izba wskazuje, że ani
w protokole, ani w odrzuceniu, czy też w rozstrzygnięciu protestu Zamawiający, tak nie
precyzował przedmiotowego zarzutu. Wcześniej podnosił kwestie edycji pisma niezależnie
od miejsca położenia, przez pracownika posiadającego uprawnienia nadane przez
administratora systemu. Odwołujący z kolei podnosił, że spełnił ten pkt scenariusza. Izba
uznała, że wobec faktu, że to na Zamawiającym ciąży obowiązek dowiedzenia okoliczności
z których wywodzi skutki prawne, zasadnym jest uznanie, że Zamawiający nie wykazał
przywołanych okoliczności. Zaś w protokole z prezentacji z dnia 14.12.2009 r. nie ma
pisemnego potwierdzenia okoliczności przywołanych przez Zamawiającego.
Po czwarte, odnośnie pkt 7 cz. b) scenariusza - niezgodności polegającej na braku
zmiany statusu w przesyłce kierowanej do wydziału (komórki) pomocniczej
w przypadku zwrotu przesyłki z wydziału (komórki) wiodącego. Izba uznała za zasadne
i uzasadnione stanowisko Odwołującego, że we wskazanym pkt jest mowa o komórce
wiodącej, nie zaś o komórce pomocniczej, a zarzut Zamawiającego odnosi się do
niezgodności polegającej na braku zmiany statusu w przesyłce kierowanej do działu
pomocniczego. Tym bardziej, że w ramach złożonych zeznań świadek Zamawiającego
powołał się na pkt 6 cz. b) scenariusza, tj.: „Zrobić zwrot 1 zadekretowanego pisma
(wiodącego), które posiada 2 dekretacje.”, zupełnie abstrahując od faktu, że zgodnie
z zapisem protokółu z prezentacji z dnia 14.12.2009 r. Zamawiający uznał spełnienie
niniejszego pkt. W konsekwencji Izba uznała że przedmiot weryfikacji był inny niż zarzut, zaś
okoliczności będące jego podstawą nie znajdują pisemnego potwierdzenia w protokole
z prezentacji z dnia 14.12.2009 r.
Po piąte, odnośnie pkt 3.4 cz. d) scenariusza - niezgodności polegającej na braku
możliwości równoczesnego dodania do użytkownika dwóch certyfikatów (kwalifikowanego,
niekwalifikowanego), Izba wskazuje, że podstawą drugiej prezentacji był art. 26 ust. 3 Pzp -
uzupełnienie prezentacji oferowanego programu z wybranymi funkcjami, gdyż pierwsza
prezentacja nie potwierdziła, że oferowany przedmiot zamówienia odpowiada wymaganiom
określonym przez Zamawiającego w Rozdz. II SIWZ. Z analizy protokołu z prezentacji z dnia
09.11.2009 r. wynika, że bez względu na rzeczywisty przebieg drugiej prezentacji w dniu
14.12.2009 r. podczas pierwszej prezentacji Odwołującemu uniemożliwiono prezentacje
wskazanego pkt scenariusza. W konsekwencji wezwanie do uzupełnienia w trybie art. 26 ust.
3 Pzp było przedwczesne, gdyż w zakresie wskazanego kroku scenariusza mieliśmy do
czynienia z prezentacja po raz pierwszy, a Zamawiający nie wyczerpał w odniesieniu do
tego pkt trybu wynikającego z art. 26 ust. 3 Pzp. Izba wskazuje na orzecznictwo zgodnie
z którym zastosowanie art. 26 ust. 3 Pzp ma charakter jednokrotny, jednakże brak jest
przeszkód prawnych, aby wezwać do uzupełnienia w zakresie dotychczas nie czynionym.
Dodatkowo Izba stwierdza, że z zeznań świadka wynikają inne intencje niż z zapisu:
„Dodać certyfikat /kwalifikowany, niekwalifikowany/ użytkownika”. W konsekwencji Izba
kierując się zasadą, że niejasne zapisy SIWZ nie mogą działać na niekorzyść Wykonawców
stwierdza, że to na Zamawiającym ciąży obowiązek tak sprecyzowania zapisów SIWZ,
zwłaszcza tak istotnych, jak w przedmiotowym przypadku, aby uniknąć uznaniowości
w działaniu Komisji Przetargowej. W ocenie Izby kwestia „równoczesności” nie była
wyartykułowana w przywołanym zapisie scenariusza, aby mogła stanowić przesłankę
zanegowania oferty Odwołującego. Izba, z uwagi na art. 184 ust.1 a Pzp, nie odniesie się
w tym kontekście do naruszenia art. 7 ust. 1 Pzp, poprzez preferencyjne traktowanie w tym
zakresie innego z Wykonawców, uznając, że bez względu na kontekst, w konsekwencji
zarzut ten sprowadza się do zaniechania odrzucenia oferty przywołanego Wykonawcy z pkt
3. 4 cz. d) scenariusza.
Izba wskazuje, że o uwzględnieniu odwołania oprócz kwestii szczegółowych
przedstawionych powyżej zadecydował, fakt, że Zamawiający nie wykazał okoliczności które
przywołał w piśmie odrzucającym ofertę Odwołującego. Należy zaważyć również, że
dokumentowi służy nie tylko domniemanie prawdziwości (autentyczności), lecz także
domniemanie zgodności z prawdą. Kto chce go obalić musi przeprowadzić dowód przeciwny
(art. 252 KPC). Dowód z dokumentu ma przewagę nad dowodem ze świadków. Niezależnie
od tego dowód ze świadków lub przesłuchania stron przeciwko osnowie lub ponad osnowę
dokumentu, obejmującego czynność prawną, może być dopuszczony miedzy uczestnikami
tej czynności tylko w wypadku, gdy nie doprowadzi to do obejścia przepisów o formie
zastrzeżonej pod rygorem nieważności i gdy ze względu na szczególne okoliczności organ
rozstrzygający uzna to za konieczne (art. 247 KPC). Ograniczenia te dotyczą jednak
wyłącznie stron procesowych, które były uczestnikami czynności stwierdzonej dokumentem.
W ogóle nie dotyczą prawdziwości (autentyczności) dokumentu, gdyż wtedy dowodu nie
kieruje się przeciwko osnowie, lecz przeciwko samemu dokumentowi. Strona, która
zaprzecza prawdziwości dokumentu urzędowego albo twierdzi, że zawarte w nim
oświadczenie organu, od którego dokument ten pochodzi, są niezgodne z prawdą, powinna
okoliczności te udowodnić (Ryszard Szostak: „Komentarz do Nowelizacji Ustawy Prawo
Zamówień Publicznych”, Wyd. Publicus, W-wa 2007, str. od 85 do 88).
Protokoły z prezentacji będące jedynym wiarygodnym dowodem z ich przebiegu, nie
zawierają szczegółowego i rzetelnego uzasadnienia nie uznania spełnia przez
oprogramowanie zaoferowane przez Odwołującego - danego kroku scenariusza. Ponadto,
należy przywołać niespójność i brak korelacji protokołu wcześniejszego z późniejszym,
o czym Izba pisała powyżej. Dowód z zeznań świadka zawnioskowanego przez
Zamawiającego w trybie art. 188 ust. 1 i 3 Pzp, na okoliczność spełniania funkcji
wymaganych przez Zamawiającego przez ofertę Odwołującego w trakcie prezentacji w dniu
14.12.2009 r., Izba dopuściła uznając, że w przeciwnym wypadku zostanie on pozbawiony
prawa do obrony swojej decyzji z dnia 11.01.2010 r. Przebieg rozprawy potwierdził
zasadność postanowienia Izby w tym zakresie. Jednakże, Izba mając świadomość, że
niedopuszczalny jest dowód ponad osnowę dokumentu nie mogła uznać zeznań świadka
ponadto to co znajduje się, w szczególności w protokole z prezentacji z dnia 14.12.2009 r.
Zasadne jest także, w ocenie Izby wskazanie Zamawiającemu, że kroki scenariusza
miały potwierdzać spełnianie przez oferowane oprogramowanie określonych wymaganych
funkcjonalności. Z tym, że podstawą oceny są poszczególne kroki scenariusza nie zaś
zapisy opisu przedmiotu zamówienia z Rozdz. II SIWZ. Takie działanie jest uzasadnione
także tym, że sam Zamawiający zawarł w opisie przedmiotu zamówienia wyraźne wskazania
odnośnie – „kompleksowego wdrożenia (..) Systemu EOD (..)”, „(..) instalacji i konfiguracji
Systemu (..)” oraz „Wykonania przez wykonawcę analizy obecnie funkcjonujących procedur
oraz zamodelowanie ich zgodnie z wymogami SEOD”, czyli o doprecyzowaniu i uściśleniu
w ramach analizy przedwdrożeniowej.
Biorąc powyższe pod uwagę, Izba uznała jak na wstępie.
Mając powyższe na uwadze, na podstawie art. 191 ust. 1 Pzp zdanie pierwsze oraz
art. 191 ust. 1a Pzp orzeczono jak w sentencji.
O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono na podstawie art. 191 ust. 6 i 7
Pzp, tj. stosownie do wyniku postępowania.
Stosownie do art. 194 i 195 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych
(t.j. Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.) na niniejszy wyrok - w terminie 7 dni od dnia
jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Urzędu Zamówień
Publicznych do Sądu Okręgowego w Koszalinie.
Przewodniczący:
………………………………
Członkowie:
………………………………
………………………………
WYROK
z dnia 23 marca 2010 r.
Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:
Przewodniczący: Ryszard Tetzlaff
Członkowie: Marek Szafraniec
Agnieszka Bartczak – śuraw
Protokolant: Łukasz Listkiewicz
po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 19 marca 2010 r. w Warszawie odwołania wniesionego
przez Konsorcjum firm: ComArch S.A. (lider), Firma Handlowo - Usługowa Mikro -
Serwis S.C. (partner), z siedzibą dla lidera konsorcjum: al. Jana Pawła II 39a, 31-864
Kraków od rozstrzygnięcia przez zamawiającego Gmina Miasta Koszalin - Urząd Miejski,
ul. Rynek Staromiejski 6-7, 75-007 Koszalin protestu z dnia 18 stycznia 2010 r.
orzeka:
1. Uwzględnia odwołanie i nakazuje unieważnienie czynności odrzucenia oferty
Odwołującego oraz powtórzenie czynności badania i oceny ofert z uwzględnieniem
oferty Odwołującego.
2. Kosztami postępowania obciąża Gmina Miasta Koszalin - Urząd Miejski, ul. Rynek
Staromiejski 6-7, 75-007 Koszalin i nakazuje:
1) zaliczyć na rzecz Urzędu Zamówień Publicznych koszty w wysokości 4444 zł
00 gr (słownie: cztery tysiące czterysta czterdzieści cztery złote zero groszy)
z kwoty wpisu uiszczonego przez Konsorcjum firm: ComArch S.A. (lider),
Firma Handlowo - Usługowa Mikro - Serwis S.C. (partner), z siedzibą dla
lidera konsorcjum: al. Jana Pawła II 39a, 31-864 Kraków,
2) dokonać wpłaty kwoty 4444 zł 00 gr (słownie: cztery tysiące czterysta
czterdzieści cztery złote zero groszy) przez Gminę Miasta Koszalin - Urząd
Miejski, ul. Rynek Staromiejski 6-7, 75-007 Koszalin na rzecz Konsorcjum
firm: ComArch S.A. (lider), Firma Handlowo - Usługowa Mikro - Serwis
S.C. (partner), z siedzibą dla lidera konsorcjum: al. Jana Pawła II 39a,
31-864 Kraków stanowiącej uzasadnione koszty strony poniesione z tytułu
wpisu od odwołania,
3) dokonać zwrotu kwoty 3 056 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące pięćdziesiąt sześć
złotych zero groszy) z rachunku dochodów własnych Urzędu Zamówień
Publicznych na rzecz Konsorcjum firm: ComArch S.A. (lider), Firma
Handlowo - Usługowa Mikro - Serwis S.C. (partner), z siedzibą dla lidera
konsorcjum: al. Jana Pawła II 39a, 31-864 Kraków.
U z a s a d n i e n i e
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone w trybie przetargu
nieograniczonego na: „Dostawę, instalację, kompleksowe wdrożenie i konserwację
wielodostępnego Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Urzędzie Miejskim
w Koszalinie”, zostało wszczęte przez Gminę Miasta Koszalin - Urząd Miejski, ul. Rynek
Staromiejski 6-7, 75-007 Koszalin zwaną dalej: „Zamawiającym”, ogłoszeniem w Biuletynie
Zamówień Publicznych Nr 173473-2009 z dnia 08.10.2009 r.
W dniu 11.01.2010 r. Zamawiający przekazał faxem informacje o odrzuceniu oferty
Konsorcjum firm: 1) ComArch SA (lider) oraz 2) Firma Handlowo-Usługowa Mikro-Serwis
S.C. z siedzibą dla lidera konsorcjum: al. Jana Pawła II 39 A, 31-864 Kraków zwanego dalej:
„Konsorcjum ComArch” albo „Protestującym” albo „Odwołującym”, jak i innych Wykonawców
oraz unieważnieniu przedmiotowego postępowania. Poinformował, iż odrzucenie nastąpiło
z uwagi na fakt, iż treść oferty nie odpowiada treści Specyfikacji Istotnych Warunków
Zamówienia zwanej dalej: „SIWZ” (art. 89 ust. 1 pkt 2 Pzp). Jedynym zarzutem, jaki wskazał
Zamawiający w faktycznym uzasadnieniu odrzucenia oferty było stwierdzenie
o niespełnianiu przez oferowany system na prezentacji systemu w dniu 14.12.2009 r.
wymagań Zamawiającego dotyczących przedmiotu zamówienia, zawartego w scenariuszu
prezentacji w następujących punktach:
Część A:
• pkt 6 - niezgodność polega na braku widoku ilości załączników co stanowiło
wymóg dotyczący systemu opisanego w Rozdz. II SIWZ (określenie przedmiotu
zamówienia).
• pkt 7 - niezgodność polega na braku informacji na potwierdzeniu wystawionym
dla klientów o ilości załączników.
• pkt 12 - niezgodność polega na braku możliwości edycji istniejącego wpisu na
każdym etapie przez uprawnionego użytkownika.
Część B:
• pkt 7 - niezgodność polega na braku zmiany statusu w przesyłce kierowanej do
wydziału (komórki) pomocniczej w przypadku zwrotu przesyłki z wydziału
(komórki) wiodącego.
Część D:
• pkt 3.4. - niezgodność polega na braku możliwości równoczesnego dodania do
użytkownika dwóch certyfikatów (kwalifikowanego, niekwalifikowanego).
W dniu 18.01.2010 r. faxem na podstawie art. art. 179 ust. 1 oraz art. 180 i nast.
ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U.
z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.), zwanej dalej: „Pzp” Konsorcjum ComArch złożyło
protest na czynności Zamawiającego, tj. odrzucenie oferty Protestującego oraz
unieważnienie postępowania. Tego samego dnia uzupełniło go o dodatkowe elementy
związane z zaniechaniem odrzucenia ofert konkurencyjnych (MADKOM i Konsorcjum
MAXTO) z dodatkowych powodów niż podane w informacji o ich odrzuceniu. Zarzucił
Zamawiającemu naruszenie:
1. art. 89 ust. 1 pkt 2 Pzp poprzez nieuzasadnione odrzucenie oferty Protestującego, pomimo
że treść jego oferty jest zgodna z treścią SIWZ;
2. art. 93 ust. 1 pkt 1 Pzp poprzez bezpodstawne unieważnienie postępowania, pomimo że
w postępowaniu została złożona jedna oferta - jego - niepodlegająca odrzuceniu,
3. art. 7 ust. 1 Pzp poprzez prowadzenie postępowania w sposób w sposób niezapewniający
zachowanie uczciwej konkurencji oraz równego traktowanie wykonawców. Wnosił o:
1. Unieważnienie decyzji o odrzuceniu oferty Protestującego ;
2. Dokonanie ponownej oceny ofert Protestującego;
3. Unieważnienie decyzji o unieważnieniu przedmiotowego postępowania;
4. Wybór oferty Konsorcjum ComArch jako najkorzystniejszej.
W dniu 14.12.2009 r. Protestujący przeprowadził w siedzibie Zamawiającego
prezentację oferowanego systemu pokazując funkcjonalności określone w scenariuszu
z pkt 8.2 SIWZ. Zamawiający sporządził protokół w którym dla cytowanych wyżej pozycji
wpisano „nie spełnia", bez podania uzasadnienia takiego wyniku oceny danej
funkcjonalności systemu. Na prośbę przedstawicieli Protestującego jedynie ustnie podano
uwagi, co pozwoliło pełnomocnikowi wykonawcy na ich spisanie. Przedstawiciele
Zamawiającego nie pozwolili jednak na dopisanie stanowiska Protestującego odnośnie
podanych ustnie uwag do protokołu i opuścili salę, po czym w obecności tylko osoby
zajmującej się sprawami formalnymi dopisano do protokołu informacje o załączeniu
wcześniej spisanych uwag Zamawiającego oraz adnotację, że Protestujący nie zgadza się
z podaną negatywną oceną w/w funkcjonalności. Protestujący zarzucił, że zainteresowany
podmiot podlegający ocenie w postaci prezentacji, jako że jest to czynność faktyczna
dokonywana z jego udziałem w postępowaniu, powinien mieć możliwość wniesienia do
protokołu uwag odnośnie treści poszczególnych ustaleń zawartych w takim dokumencie,
czego Zamawiający mu bezzasadnie odmówił. To na Zamawiającym spoczywa obowiązek
pisemnego prowadzenia postępowania i w związku z tym doprowadzenia wszystkich
dokumentów do stanu spełniającego wymogi formy pisemnej, a także respektowania zasady
równego traktowania wykonawców i prowadzenia postępowania z zachowaniem zasady
zapewnienia uczciwej konkurencji. Wobec odmowy uzasadnienia negatywnej oceny
funkcjonalności w takcie prezentacji, jak i w sporządzonym po jej zakończeniu protokole,
a także wobec odmowy zamieszczenia w protokole z prezentacji stanowiska Protestującego,
Zamawiający naruszył zasadę art. 7 ust. 1 Pzp, albowiem nie zadbał o zapewnienie zasady
zachowania uczciwej konkurencji. Z dwustronnej czynności prawnej podejmowane
w postępowaniu, jaką jest prezentacja, uczynił faktycznie czynność jednostronną,
pozostawiając Protestującego w niepewności i niewiedzy wobec motywów dokonanej oceny
i uniemożliwiając mu zajęcie pisemnego stanowiska co do przebiegu i wyniku prezentacji.
Podkreślił, iż protokół z postępowania jest jedynym śladem w dokumentacji z postępowania
z przebiegu prezentacji - a zatem winien spełniać wymogi wiarygodności, rzetelności
i pisemności. Zamawiający zaniechał dokonania czynności doprowadzających do
sporządzenia protokołu o treści satysfakcjonującej obie strony i tym samym nie dysponuje
wiarygodnym dokumentem z przeprowadzonej prezentacji.
Odnosząc się do poszczególnych zarzutów dotyczących konkretnych funkcjonalności
wskazanych w uzasadnieniu odrzucenia oferty Protestującego podniósł:
Część a)
• pkt 6 - niezgodność polega na braku widoku ilości załączników co stanowiło wymóg
dotyczący systemu opisanego w Rozdz. II SIWZ (określenie przedmiotu zamówienia).
Podniósł, że pkt 6 schematu pokazu był prezentowany podczas pierwszego pokazu
w dniu 09.11.2009 r. i wówczas Zamawiający nie wnosił uwag do prezentowanego
oprogramowania. Wyjaśnił, że zgodnie z wymaganiem określonym w rozdz. II SIWZ w pkt
1.3 ppkt 21.2) oferowany system posiada możliwość parametryzacji widoku dziennika.
Parametryzacja ta pozwala na decydowanie przez użytkownika o tym, jakie dane
z dostępnych w bazie danych prezentowane są w widoku (ekran). W oferowanym systemie
jest możliwość parametryzacji widoku i umieszczenia informacji o liczbie załączników
w widoku.
• pkt 7 - niezgodność polega na braku informacji na potwierdzeniu wystawionym dla klientów
o ilości załączników.
W dniu 09.11.2009 Zamawiający zwrócił uwagę jedynie, że prezentowane
„Potwierdzenie" nie zawiera właściwej informacji w kodzie kreskowym i nie wnosił żadnych
innych uwag do prezentowanego oprogramowania, a w szczególności nie była
kwestionowana liczby załączników. Przed drugim pokazem w dniu 26.11.2009 r. Wykonawca
zwrócił się Zamawiającego o doprecyzowanie zawartości „Potwierdzenia", które nie jest
nigdzie wyspecyfikowana w SIWZ. Zamawiający nie zwrócił uwagi na jakiekolwiek braki
w zakresie załączników. Wyjaśnił, że każde złożone do urzędu pismo posiada zawsze jeden
załącznik jakim jest składane pismo. Taka informacja nie jest niezbędna na „Potwierdzenia".
Dopiero fakt złożenia kolejnych załączników do pisma jest odnotowywany na
„Potwierdzeniu". Podczas pokazu zarejestrowano pismo bez dodatkowych załączników,
zatem na „Potwierdzeniu" nie mogła pojawić się informacja o załącznikach do pisma.
• pkt 12 - niezgodność polega na braku możliwości edycji istniejącego wpisu na każdym
etapie przez uprawnionego użytkownika.
Podczas pokazu Wykonawca zaprezentował możliwość edycji danych dla
użytkownika z uprawnieniami i brak możliwości edycji dla użytkownika bez uprawnień.
W szczególności uprawnienie do edycji i możliwość edytowania dokumentu
zaprezentowano na etapie rejestracji wykonywanej przez Pracownika Kancelarii
i ponownie na etapie dekretacji wykonywanej przez Sekretarza. Zaprezentowano także, że
na etapie dekretacji wykonywanej przez Sekretarza Pracownik Kancelarii nie ma uprawnień
do edycji i możliwości edytowania pisma ponieważ pismo wówczas jest
w gestii Sekretarza.
Część b)
• pkt 7 - niezgodność polega na braku zmiany statusu w przesyłce kierowanej do wydziału
(komórki) pomocniczego w przypadku zwrotu przesyłki z wydziału (komórki) wiodącego
Niniejszy pkt dotyczył sprawdzenia statusu i informacji o tzw. wiodącej komórce
organizacyjnej. Wskazana przez Zamawiającego niezgodność polega na braku zmiany
statusu przy tzw. komórce pomocniczej, a zatem nie dotyczy przedmiotowego zagadnienia
będącego elementem weryfikacji. Zauważył, że brak jest zarówno w SIWZ,
a w szczególności w Rozdz. II w pkt 1.3 ppkt 21.8, jak i w instrukcji kancelaryjnej
jakichkolwiek wymagań dotyczących obsługi zwrotu przesyłek z wydziału.
Część d)
• pkt 3.4 - niezgodność polega na braku możliwości równoczesnego dodania do użytkownika
dwóch certyfikatów (kwalifikowanego, niekwalifikowanego).
Zarzucił, iż zapis w niniejszym pkt nie wskazuje na możliwość jednoczesnego
dodania 2 certyfikatów kwalifikowanego i niekwalifikowanego. Zapis wskazuje na możliwość
dodania certyfikatu z uszczegółowieniem, że chodzi o certyfikaty występujące w odmianach
kwalifikowanej lub niekwalifikowanej. W prezentowanym systemie była możliwość dodania
certyfikatu kwalifikowanego lub niekwalifikowanego - korzystając z tej samej funkcji systemu
(tego samego pola na ekranie). Należy podkreślić, że SIWZ w żadnym innym miejscu,
a w szczególności w rozdz. II w pkt 1.3 ppkt 4, nie precyzuje zagadnienia opisanego
powyżej, a zatem Wykonawca nie mógł przewidzieć, że Zamawiający będzie w taki właśnie
sposób interpretował ten punkt schematu pokazu. Interpretacja wydaje się zaskakująca,
ponieważ certyfikat niekwalifikowany jest wykorzystywany w praktyce tylko przez
użytkowników, którzy z jakiś powodów nie posiadają certyfikatu kwalifikowanego.
Użytkownik posiadający certyfikat kwalifikowany może realizować w systemie wszelkie
funkcje w najpełniejszym zakresie także te, które wymagają certyfikatu niekwalifikowanego.
Z tego punktu widzenia dokonana interpretacja w/w postanowienia scenariusza jest
nielogiczna, gdyż weryfikuje zupełnie zbędną z celowościowego punktu widzenia
okoliczność (wiadomo, że dodanie certyfikatu kwalifikowanego z punktu widzenia celu
certyfikatu zawiera w sobie także i funkcję dodania certyfikatu niekwalifikowanego).
Odrzucenie oferty z tego powodu świadczy o nierespektowaniu przepisów Pzp oraz
ignorowaniu zasady celowego wydatkowania środków publicznych (zakup inwestycyjny,
jakim jest zamówienie systemu informatycznego, ma realizować ułatwiać ustawowe cele
zamawiającego, a nie jego widzimisię). Z punktu widzenia możliwości załączenia certyfikatu
niekwalifikowanego, cel w postaci zapewnienia elektronicznego posługiwania się
dokumentami w urzędzie jest osiągnięty. W ocenie Protestującego przyjęta interpretacja w/w
wymogu scenariusza testowego jest nielogiczna, nic nie wnosi i służy jedynie eliminacji
wykonawcy z postępowania. W zaistniałej sytuacji opisaną niejasność SIWZ należy
interpretować na korzyść Wykonawcy, który przyjął rozumienie pkt 3.4 schematu prezentacji
zgodne z przepisami prawa, logiką i praktyką stosowaną w systemach informatycznych.
W odniesieniu do negatywnej oceny przez oferowany przez Protestującego system
funkcjonalności wskazanej powyżej zarzucił, iż Zamawiający w sposób odmienny
potraktował tę samą okoliczność u innych wykonawców. Zauważył, że w systemie
oferowanym przez firmę Madkom także (tak samo jak u Protestującego) istniało tylko jedno
pole do załączenia certyfikatu. W przypadku prezentacji i oceny tej firmy Zamawiający uznał
powyższe za spełnienie wymagań określonych w w/w punkcie scenariusza. Dwa pola do
wprowadzania oddzielnie obydwu certyfikatów (kwalifikowanego i niekwalifikowanego)
pojawiło się jako rozwiązanie w systemie firmy Max-to, prezentowanym także w dniu
14.12.2009 r. Na prezentacji Protestującego to właśnie przedstawiciele tej firmy zwrócili
uwagę na jedno pole do dołączania certyfikatów - w wyniku czego Zamawiający dokonał
negatywnej oceny. Podkreślił, iż konieczność posiadania w/w rozwiązania (dwa osobne pola
do załączania certyfikatów) nie była wymaga w SIWZ, a nadto jest wymaganiem zbędnym,
niecelowym i nielogicznym z punktu widzenia celu certyfikatów. Wskazane poniżej odmienne
traktowanie wykonawców (Protestującego i Madkom) przy ocenie tej samej, identycznie
rozwiązanej funkcjonalności systemu dowodzi nierównego traktowania wykonawców
i naruszenia przez Zamawiającego przepisu art. 7 ust. 1 Pzp. Protestujący z całą
stanowczością stwierdził, że negatywna ocena wskazanych w odrzuceniu oferty
funkcjonalności oferowanego przez niego systemu nie znajduje oparcia w rzeczywistości
i ma swe źródło wyłącznie w nadinterpretacji interpretacji postanowień SIWZ przez
Zamawiającego, dokonanej na etapie oceny oferowanych systemów. Podniósł, że
metodologie wdrażania projektów informatycznych zakładają etap tzw. analizy
przedwdrożeniowej, w której następuje analiza potrzeb Zamawiającego, doprecyzowanie
wymagań zawartych w SIWZ i w konsekwencji skonfigurowania systemu zgodnie z tymi
ustaleniami. Również Zamawiający w tym przypadku przewidział w specyfikacji analizę
procedur funkcjonujących w Urzędzie, jak i konfiguracje systemu. Oznacza to, że rzekome
„niezgodności" treści oferty Protestującego z treścią SIWZ, jak i wszystkie pozostałe
funkcjonalności opisane w SIWZ i tak będą podlegały doprecyzowaniu i uściśleniu
w ramach analizy przedwdrożeniowej. Decyzja unieważnienia postępowania (art. 93 ust. 1
pkt 1 Pzp) nie ma podstaw faktycznych ani prawnych - gdyż istnienie jednej ważnej
i niepodlegającej odrzuceniu oferty jest wystarczające udzielenia zamówienia.
Rozstrzygniecie protestu nastąpiło w dniu 28.01.2010 r. faxem poprzez jego
oddalenie. Zamawiający wskazał, że określił w Rozdz. I pkt 8.2 SIWZ, że w celu
potwierdzenia, że oferowany przez Wykonawcę przedmiot zamówienia odpowiada
wymaganiom określonym przez Zamawiającego w Rozdz. II „Określenie przedmiotu
zamówienia" przeprowadzi prezentacje oferowanego programu z wybranymi funkcjami, tj.:
a) Rejestracja pisma z załącznikiem dostarczonego do kancelarii Urzędu przez klienta -
SIWZ 1.3 pkt. 21). 2 – Rozdz. II, b) Dekretacja pojedyncza i hurtowa pisma - SIWZ 1.3 pkt.
21).8 - Rozdz. II, c) Założenie nowej sprawy SIWZ 1.3 pkt 21). 5 - Rozdz. II, d) Dodanie
użytkownika SIWZ 1.3 pkt 4) - Rozdz. II, wg scenariusza zawartego w SIWZ. Scenariusz, na
podstawie którego Wykonawca zobligowany był do przygotowania prezentacji swojego
systemu został opracowany na podstawie opisu przedmiotu zamówienia zawartego w SIWZ.
Wszyscy Wykonawcy biorący udział w postępowaniu, w tym Protestujący złożyli w swoich
ofertach w „Formularzu ofertowym” oświadczenie informujące o tym, że zapoznali się
z warunkami zamówienia i nie wnoszą do nich zastrzeżeń oraz zdobyli konieczne informacje
do przygotowania oferty. Ponadto, zaznaczył, że Wykonawcom przed upływem terminu
składania ofert przysługiwało prawo do składania zapytań dotyczących SIWZ, z którego
Protestujący skorzystał. Zarzut dotyczący braku możliwość, wniesienia przez Protestującego
uwag odnośnie treści poszczególnych ustaleń zawartych w protokole z prezentacji uznał za
bezzasadny. Wyjaśnił, że protokół z prezentacji oferowanego systemu elektronicznego
obiegu dokumentów przeprowadzonej w celu ustalenia, czy oferowany system EOD spełnia
wymagania Zamawiającego dotyczące przedmiotu zamówienia to dokument,
w którym członkowie komisji przetargowej powołanej do przeprowadzenia postępowania
odnotowali, które elementy scenariusza prezentacji spełniają, bądź też nie spełniają
wymagania Zamawiającego. Dokument został sporządzony w obecności przedstawicieli
Protestującego, którzy w trakcie spisywania protokołu kilkakrotnie informowani byli
o powodach uznania pięciu elementów scenariusza za nie spełniające wymagań
Zamawiającego dotyczących przedmiotu zamówienia. Przedstawiciel Protestującego
poproszony o podpisanie protokołu wniósł pisemną uwagę do protokołu, iż przekazano mu
ustne uzasadnienie komisji, do którego się nie odniósł, gdyż nie wyrażono na to zgody oraz
że nie akceptuje zapisów decyzji o nie spełnianiu funkcjonalności.
Odnośnie zarzutu naruszenie zasady równego traktowania wykonawców
i uczciwej konkurencji oraz zaniechanie dokonania czynności doprowadzających do
sporządzenia protokołu o treści satysfakcjonującej obie strony. Wyjaśnił, że stosując zasadę
równego traktowania i uczciwej konkurencji Zamawiający po każdej zakończonej prezentacji,
w obecności Wykonawców, sporządzał protokół, w którym odnotowywał faktyczne spełnianie
bądź nie spełnianie wymagań Zamawiającego. Zamawiający z żadnym z Wykonawców nie
negocjował zapisów do protokołu, bowiem sporządzenie protokołu o treści satysfakcjonującej
obie strony w sytuacji, kiedy Wykonawca uważa, że spełnia warunki scenariusza,
a Zamawiający na podstawie dokonanej prezentacji stwierdził, iż Wykonawca ich nie spełnia
staje się niemożliwe. Protokół sporządzony przez Zamawiającego zawiera obiektywną
i jednomyślną przez wszystkich członków komisji ocenę oferowanego przez Wykonawcę
systemu elektronicznego obiegu dokumentów, z którą Wykonawca ma prawo się nie
zgadzać i na którą przysługują mu środki ochrony prawnej. Zauważył, że protest na
zaniechanie dokonania czynności doprowadzających do sporządzenia protokołu o treści
satysfakcjonującej obie strony został wniesiony z uchybieniem art. 180 ust. 2 Pzp terminu
wniesienia protestu. Prezentacja została przeprowadzona w dniu 14.12.2009 r. Protestujący,
co sam przyznaje, miał świadomość treści sporządzonego protokołu z przeprowadzonej
prezentacji, gdyż jego przedstawiciele próbowali wpłynąć na jego kształt, nie zgadzając się
z jego treścią, w dniu prezentacji. Jeżeli zatem Protestujący miał uzasadnione zarzuty, co do
rzetelności sporządzanego protokołu powinien je wnieść w terminie do 21.12.2009 r.
Odnośnie pkt 6 cz. a) stwierdził, że należało po dokonaniu rejestracji pism
przejść do dziennika korespondencji i sprawdzić poprawność wpisów w odpowiednich
komórkach - wydziałach. Zgodnie z zapisem w SIWZ pkt 21) 2. g. dziennik i rejestry
korespondencji muszą obejmować m.in.: nagłówek (informację o nadawcy, datę i czas
nadania, wpływu, wysłania, dane dotyczące osoby odbierającej (wysyłającej), numer pisma,
data pisma, typ dokumentu, znak pisma, treść pisma, ilość załączników). Protestujący
zaprezentował widok dziennika korespondencji bez informacji o ilości przypisanych
załączników. Odnośnie parametryzacji widoku (ekran) wskazał, że nie wykonał tej operacji
i nie pokazał Zamawiającemu wymaganej informacji o ilości załączników w stosownym
terminie.
Odnośnie pkt 7 cz. a) stwierdził, że możliwe jest, że Zamawiający z powodu dużej
ilości niezgodności prezentowanego systemu z SIWZ podczas pierwszej prezentacji mógł
nie odnotować braku informacji o ilości załączników co jednak nie zwalnia Wykonawcy
z obowiązku przedstawienia tej funkcjonalności (zgodnej z zapisami SIWZ) podczas drugiej
weryfikacji. Zamawiający podniósł, że pisma składane w Urzędzie zawierają różną ilość
załączników, dlatego też system EOD musi umożliwiać zarejestrowanie wielu załączników do
jednego pisma. Ilość złożonych załączników do pisma musi byś widoczna w dzienniku
korespondencji oraz na potwierdzeniu wystawianym dla klienta Urzędu.
Odnośnie pkt 12 cz. a) wskazał na zapis w SIWZ pkt 21) 2.a. Zaś Zamawiający
wymagał funkcjonalności systemu polegającej na możliwości edycji pisma niezależnie od
miejsca położenia, przez pracownika posiadającego uprawnienia nadane przez
administratora systemu (cz. a pkt 12 scenariusza: „Zapewnić możliwość dokonywania edycji
istniejącego wpisu na każdym etapie (przez uprawnionego użytkownika"). Prezentowany
przez Wykonawcę system nie spełniał wymaganej funkcjonalności, gdyż nie można było
dokonać edycji na każdym etapie.
Odnośnie pkt 7 cz. b) dotyczącej dekretacji pojedynczej i hurtowej pisma należało
sprawdzić aktualny status pisma oraz informacje o komórce organizacyjnej wskazanej przy
dekretacji jako komórka wiodąca (widoczna jako pierwsza na liście). Protestujący
zaprezentował system EOD, w którym w momencie zwrotu pisma przez komórkę wiodącą
Zamawiający nie mógł dokonać sprawdzenia statusu pisma z poziomu pracownika komórki
współpracującej. Funkcjonalność taka jest niezbędna dla zapewnienia prawidłowego obiegu
dokumentów i realizacji spraw.
Odnośnie pkt 3.4 cz. d) dotyczącej dodania użytkownika w pkt 3.4 należało zgodnie
z zapisem scenariusza dodać certyfikat (kwalifikowany, niekwalifikowany) użytkownika.
W zapisie pkt 3.4 cz. d) scenariusza nie występuje słowo „lub”. Zapis w postaci: „Dodać
certyfikat /kwalifikowany, niekwalifikowany/ użytkownika" jest wyliczeniem dwóch rodzajów
certyfikatu. Zamawiający nadmienił iż pozostali Wykonawcy, którzy prezentowali tą
funkcjonalność, jednoznacznie zrozumieli taki zapis jako dodanie certyfikatu kwalifikowanego
i certyfikatu niekwalifikowanego.
W dniu 02.02.2010 r. (data nadania w placówce pocztowej operatora publicznego)
Odwołujący na oddalenie protestu wniósł odwołanie do Prezesa UZP podtrzymując zarzuty
i wnioski wraz z argumentacją z protestu w granicach zakreślonych art. 184 ust.1 a Pzp.
Kopie odwołania Zamawiający otrzymał tego samego dnia (faxem). Wskazał dodatkowo, że
termin na wniesienie protestu został zachowany, a twierdzenie Zamawiającego o jego
wniesieniu po terminie, który biegł, jak twierdzi Zamawiający, od dnia prezentacji, jest
nieuzasadnione. Warunkiem wniesienia protestu jest bowiem posiadanie interesu prawnego
w uzyskaniu zamówienia. Protest przed decyzją o odrzuceniu oferty wykonawcy byłby zatem
przedwczesny, gdyż sam protokół z posiedzenia komisji o wynikach prezentacji nie oznacza
zaistnienia uszczerbku w uzyskaniu zamówienia. Dopiero decyzja o odrzuceniu oferty
wykonawcy taką podstawę stanowi. Stwierdził, iż odmowa umożliwienia wykonawcy
ustosunkowania się do twierdzeń zawartych w protokole jest niezgodna z art. 7 Pzp. Nie
zasługuje na poparcie twierdzenie Zamawiającego. Odwołujący wcale nie domagał się
ustalenia jakiejś korzystnej dla niego oceny, czy zawarcia jakiegoś kompromisowego
stanowiska w sprawie tej oceny. W ogóle jego intencją nie było wpływanie na ocenę komisji.
Domagał się jedynie zezwolenia wpisania mu zastrzeżenia do protokołu co do okoliczności
i przebiegu prezentacji. Tymczasem protokół ten jest jedynym źródłem dokumentującym nie
tylko ocenę, ale i sam przebieg prezentacji oraz wszystkie okoliczności mające wpływ na
wynik oceny. Odmówienie Wykonawcy zamieszczenia uwag z czynności w której
uczestniczył (nie była to przecież jednostronna czynność Zamawiającego - lecz wymagająca
jego współdziałania z wykonawcą interakcja) nie mieści się w granicach art. 7 Pzp, który nie
tylko nakazuje równo traktować wykonawców, ale stanowi o poszanowaniu prawa
wykonawcy i zapewnieniu optymalnych warunków do obiektywnej oceny jego oferty.
Odwołujący podniósł także, że prezentacja w zasadzie była luźną rozmową podczas
której prezentowano system i nie było bieżącego protokołowania. Dopiero po zakończeniu
prezentacji Komisja poinformowała o negatywnej ocenie niektórych funkcjonalności.
Skład orzekający Krajowej Izby Odwoławczej, po przeprowadzeniu rozprawy
w przedmiotowej sprawie, zapoznaniu się z dokumentacją postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego, w tym w szczególności z postanowieniami SIWZ, protokołem
z prezentacji z dnia 09.11.2009 r., wezwaniem z dnia 19.11.2009 r. skierowanym przez
Zamawiającego do Odwołującego, ponowionym wezwaniem z dnia 08.12.2009 r.,
protokołem z prezentacji z dnia 14.12.2009 r., jak również po zapoznaniu się
z protestem, rozstrzygnięciem protestu, odwołaniem, po wysłuchaniu oświadczeń, jak
i stanowisk stron złożonych ustnie do protokołu w toku rozprawy, jak również
z dowodem z zeznań świadka powołanego przez Zamawiającego ustalił i zważył, co
następuje.
W pierwszej kolejności skład orzekający Izby ustalił, że wobec wszczęcia
postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego dotyczy rozpoznawane przez
Izbę odwołanie, przed dniem 29 stycznia 2010 r., tj. przed dniem wejścia w życie przepisów
ustawy z dnia 2 grudnia 2009 r. o zmianie ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz
niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 223, poz. 1778), do rozpoznawania niniejszej sprawy
odwoławczej mają zastosowanie przepisy Pzp w brzmieniu dotychczasowym - sprzed
wejścia w życie wskazanych przepisów.
W drugiej kolejności skład orzekający Izby ustalił, że nie została również wypełniona
żadna z przesłanek skutkujących odrzuceniem odwołania w trybie art. 187 ust. 4 Pzp.
Wniosek Zamawiającego o odrzucenie odwołania na posiedzeniu na podstawie art. 187 ust.
4 pkt 4 Pzp z uwagi na złożenie protestu po terminie wynikającym z art. 180 ust. 2 Pzp, Izba
uznała za chybiony. Izba podzieliła stanowisko Odwołującego, że oprotestowanie przebiegu
prezentacji w dniu 14.12.2009 r. w kontekście interesu prawnego byłoby przedwczesne.
Protokół z 14.12.2009 r. nie zawierał bowiem de facto motywów odnośnie niespełniania
niektórych funkcjonalności wymaganych przez Zamawiającego pod kątem wymogów
określonych przez niego w SIWZ. Dodatkowo Izba wskazuje, iż art. 92 Pzp nakłada na
Zamawiającego obowiązek każdorazowo formalnego zawiadomienia o odrzuceniu oferty po
ocenie wszystkich wykonawców i wyborze lub unieważnieniu postępowania. Ewentualne
złożenie protestu w terminie wskazywanym przez Zamawiającego ograniczyłoby możliwości
obrony oferty przez Odwołującego. Nadto, dopiero uzewnętrznienie stanowiska
Zamawiającego na temat konsekwencji przebiegu prezentacji znalazło swój wyraz w jego
decyzji o odrzuceniu oferty.
Izby ustaliła także, że Wykonawca wnoszący odwołanie posiadał interes prawny
w rozumieniu art. 179 ust. 1 Pzp, uprawniający go do złożenia protestu i odwołania.
Zdaniem Izby, Odwołujący, którego oferta została odrzucona i nie podlegała
klasyfikacji w ramach kryterium oceny ofert, tj. ceny (100%), w przypadku uwzględnienia
odwołania i powtórzenia czynności badania i oceny złożonych ofert z uwzględnieniem jego
oferty, wobec skutecznego odrzucenia wszystkich pozostałych ofert w postępowaniu,
z uwagi na przedłożenie jedynej ważnej oferty, ma szansę na uzyskanie przedmiotowego
zamówienia.
Izba nie uznała również przystąpienia do postępowania odwoławczego po stronie
Zamawiającego - zgłaszającego przystąpienie - COIG S.A., za skuteczne.
Względem nieprzekazania Odwołującemu kopii przystąpienia do postępowania
protestacyjnego jako przesłanki formalnej nieskuteczności przystąpienia do postępowania
protestacyjnego, a w konsekwencji do postępowania odwoławczego po stronie
Zamawiającego, Izba ten aspekt przystąpienia uznała za nieskutkujący jego nieważnością.
Należy wskazać, iż brak jest sankcji za jej nieprzekazanie kopii przystąpienia w odróżnieniu
od kopii odwołania. Nadto, to art. 181 ust. 4 Pzp określa kto staje się uczestnikami
postępowania toczącego się w wyniku wniesienia protestu i nie zawiera w ramach swojej
regulacji kwestii kopii przystąpienia. Ust. 5 zdanie 2 art. 181 Pzp ma, w ocenie Izby,
charakter informacyjny, a nie warunkujący skuteczność przystąpienia, w odróżnieniu od art.
184 ust. 4 Pzp.
Odnośnie braku interesu prawnego zgłaszającego przystąpienie. W ocenie Izby nie
ma on już żadnej możliwości uzyskania przedmiotowego zamówienia, albowiem nie jest już
uczestnikiem przedmiotowego postępowania przetargowego, gdyż jego oferta została
skutecznie odrzucona. Z uwagi na powyższe, Izba uznała jak na wstępie.
Odnosząc się do podniesionych w proteście, jak i w treści odwołania zarzutów
stwierdzić należy, że odwołanie zasługuje na uwzględnienie.
Zarzut naruszenia przez Zamawiającego art. 7 ust. 1 Pzp, poprzez odmowę
uzasadnienia negatywnej oceny funkcjonalności w trakcie prezentacji, jak i w sporządzonym
po jej zakończeniu protokole, a także wobec odmowy zamieszczenia w protokole
z prezentacji stanowiska Odwołującego, Izba uznała za zasadny.
W ocenie Izby działanie Zamawiającego przejawia cechy uznaniowości, która nie była
niczym uzasadniona. Brak wyczerpującego i jednoznacznego pisemnego uzasadnienia
negatywnej oceny poszczególnych kroków scenariusza podczas prezentacji czyni de facto
samą czynność prezentacji „ułomną” i pozostawiającą „wątpliwości” dowodowe, notatki
Odwołującego nie mogą bowiem zastąpić protokołu z prezentacji.
Izba podtrzymuje także w tym zakresie, stanowisko wynikające z orzecznictwa, że
uczestnikowi prezentacji przysługuje prawo ujęcie w protokole z prezentacji jego stanowiska
odnośnie treści poszczególnych ustaleń zawartych w takim dokumencie. Jest to szczególne
istotne z uwagi na charakter takiego protokołu, jako źródła dokumentującego nie tylko
ocenę, ale i sam przebieg prezentacji oraz wszystkie okoliczności mające wpływ na wynik
oceny, co zasadnie wskazał Odwołujący. Z tych względów, Izba uznała jak na wstępie.
Zarzut naruszenia przez Zamawiającego art. 89 ust. 1 pkt 2 Pzp poprzez
nieuzasadnione odrzucenie oferty Odwołującego, pomimo że treść jego oferty jest zgodna
z treścią SIWZ, Izba uznała za zasadny.
Skład orzekający Izby dokonał następujących ustaleń odnośnie zarzutu:
Zamawiający w Rozdz. I pkt 8.2 SIWZ określił, że w celu potwierdzenia, że oferowany
przez Wykonawcę przedmiot zamówienia odpowiada wymaganiom określonym przez
Zamawiającego w Rozdz. II „Określenie przedmiotu zamówienia" konieczne jest złożenie
oświadczenie o wyrażeniu zgody na zaprezentowanie oferowanego programu z wybranymi
funkcjami, tj.: a) Rejestracja pisma z załącznikiem dostarczonego do kancelarii Urzędu przez
klienta - SIWZ 1.3 pkt. 21). 2 - Rozdz. II, b) Dekretacja pojedyncza i hurtowa pisma - SIWZ
1.3 pkt. 21).8 - Rozdz. II, c) Założenie nowej sprawy SIWZ 1.3 pkt 21). 5 - Rozdz. II, d)
Dodanie użytkownika SIWZ 1.3 pkt 4) - Rozdz. II, na własnym sprzęcie w siedzibie
Zamawiającego w terminie uzgodnionym przez obie strony. Wskazał także, że:
„Potwierdzenie spełnienia wymagań Zamawiającego nastąpi na podstawie sprawdzenia
metodą „spełnia-nie spełnia” powyższych funkcji przedstawionego oprogramowania, zgodnie
z poniższym schematem”.
Część a) Rejestracja pisma z załącznikiem dostarczonego do kancelarii Urzędu przez
klienta - SIWZ 1.3 pkt. 21). 2 - Rozdz. II. W ramach kroków postępowania:
• pkt 4 - Wprowadzić dwa pisma zgodnie ze scenariuszem (nowy klient).
• pkt 4.4 - liczba załączników: jeden z możliwością dokonania opisu załączników.
• pkt 5 - Wprowadzić trzy pisma klienta zarejestrowanego w bazie.
• pkt 5.5 - liczba załączników: jeden (przygotowane przez Wykonawcę) z możliwością
opisu załączników
• pkt 6 - Po dokonaniu rejestracji pism przejść do dziennika korespondencji i sprawdzić
poprawność wpisów w odpowiednich komórkach - wydziałach.
• pkt 7 - Wydrukować dla klientów potwierdzenie złożenia pisma wraz z załącznikami,
oznaczonego kodem kreskowym zawierającym minimum: - informacje o dacie
i godzinie jego złożenia, - numer z dziennika korespondencji (rejestracja).
• pkt 12 - Zapewnić możliwość dokonywania edycji istniejącego wpisu na każdym etapie
(przez uprawnionego pracownika).
Część b) Dekretacja pojedyncza i hurtowa pisma - SIWZ 1.3 pkt. 21).8 - Rozdz. II.
W ramach kroków postępowania:
• pkt 6 - Zrobić zwrot 1 zadekretowanego pisma (wiodącego), które posiada 2 dekretacje.
• pkt 7 - Sprawdzić aktualny status pisma oraz informacje o komórce organizacyjnej
wskazanej przy dekretacji jako komórka wiodąca (widoczna jako pierwsza na liście).
Część d) Dodanie użytkownika SIWZ 1.3 pkt 4) - Rozdz. II. W ramach kroków
postępowania: Dodać nowego użytkownika zgodnie ze scenariuszem (pkt 3)
• pkt 3.4. - Dodać certyfikat /kwalifikowany, niekwalifikowany/ użytkownika.
Zamawiający w Rozdz. II: „Określenie przedmiotu zamówienia”, w pkt 1.3:
„Wymagania dotyczące systemu”, ppkt 4: „System musi posiadać:
- zaimplementowane mechanizmy dostępu, umożliwiające wybranym użytkownikom
selektywny dostęp do informacji: autoryzacja i hierarchizacja praw dostępu do określonych
funkcji, czynności, opcji, dokumentów i spraw,
- mechanizmy ochrony, zabezpieczania i archiwizacji danych takie jak: system uprawnień
dla administratorów i użytkowników z uwzględnieniem ich potrzeb, profilowanie informacji w
zależności od grupy odbiorców, autoryzację danych, replikację danych, tworzenie kopii
zapasowych, zdolność do odtwarzania baz i ich zawartości, wysoki poziom bezpieczeństwa i
ochrony danych przed utratą spójności i zniszczeniem, a także wysoki stopień
bezpieczeństwa przy współdzieleniu prac: kontrola dostępu na różnych poziomach: serwera,
bazy danych, dokumentu, itd.,
- zintegrowane środowisko poczty, kalendarza i terminarzy grupowych,
- system wymiany informacji i organizowania pracy grupowej,(..)”
W pkt 21).2 a): „Praca nad szeroko rozumianymi dokumentami i rejestrami: system
musi zapewniać pełną obsługę korespondencji z automatycznym (systemowym)
nadawaniem dokumentom kolejnego numeru, zgodnie z instrukcją kancelaryjną - pism
przychodzących (opisanie), wychodzących i dokumentów wewnętrznych - od chwili wejścia
do chwili wyjścia (obsługa kurierów, obsługa wysyłki masowej z użyciem kodów kreskowych),
z następującymi uwarunkowaniami:
• niezależnie od miejsca wpływu do systemu korespondencji (kancelaria ogólna, czy
sekretariat dowolnej jednostki organizacyjnej) i sposobu dostarczenia, zapewnić
wielopoziomową obsługę dekretacji i przekazywania pism, a także wysyłkę
korespondencji, (…)
• zapewnić podgląd, edycję, usuwanie i drukowanie pism, spraw i dokumentów przez
osoby uprawnione (…)"
W pkt 21) 2. g. Zamawiający wskazał, że dziennik i rejestry korespondencji muszą
obejmować m.in.: „- nagłówek (informację o nadawcy, datę i czas nadania, wpływu, wysłania,
dane dotyczące osoby odbierającej (wysyłającej), numer pisma, data pisma, typ dokumentu,
znak pisma, treść pisma, ilość załączników),
- informację o obiegu dokumentów (….), parametryzacja widoku dziennika (…)”.
W pkt 21) 8. stwierdził również, że: „System musi umożliwić dekretację hurtową
i odbiór hurtowy. Przez dekretację hurtową należy rozumieć zaznaczenie wielu odebranych
pism i możliwość zadekretowania jednym kliknięciem do wybranego wydziału lub osoby.
Odebrane pisma mają pokazywać się w uporządkowanym widoku. Jako domyślny wg.
numeru z dziennika korespondencji”.
W załączniku nr 1 do opisu przedmiotu zamówienia „wzór nagłówka dziennika
korespondencji” widnieje w szóstej kolumnie ilość załączników. Ponadto, wskazano tam, że:
„System musi umożliwiać parametryzację widoku dziennika korespondencji”.
Zgodnie z deklaracją załączoną do oferty, w siedzibie Zamawiającego zostały
przeprowadzone prezentacje zaoferowanych przez uczestników przedmiotowego
postępowania systemów w obecności Komisji Przetargowej i przedstawicieli Wykonawców.
W odniesieniu do Odwołującego 09.11.2009 r. oraz drugą w dniu 14.12.2009 r. Z których
sporządzono protokół. Druga prezentacja miała miejsce na skutek wezwania Zamawiającego
z dnia 19.11.2009 r. (na skutek zawieszenia biegu związania ofertą wezwanie odnowione
w dniu 08.12.2009 r.) w trybie art. 26 ust. 3 Pzp do uzupełnienia prezentacji oferowanego
programu z wybranymi funkcjami ściśle wg. scenariusza zawartego w Rozdz. I pkt 8, ppkt 8.2
SIWZ. Zamawiający wskazał, że pierwsza prezentacja nie potwierdziła, że oferowany
przedmiot zamówienia odpowiada wymaganiom określonym przez Zamawiającego w Rozdz.
II SIWZ.
Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia, Izba stwierdziła co następuje.
Po pierwsze, odnośnie pkt 6 cz. a) scenariusza - niezgodności polegającej na braku
widoku ilości załączników, co stanowiło wymóg dotyczący systemu opisanego
w Rozdz. II SIWZ (określenie przedmiotu zamówienia), Izba wskazuje, że podstawą drugiej
prezentacji był art. 26 ust. 3 Pzp - uzupełnienie prezentacji oferowanego programu
z wybranymi funkcjami, gdyż pierwsza prezentacja nie potwierdziła, że oferowany przedmiot
zamówienia odpowiada wymaganiom określonym przez Zamawiającego w Rozdz. II SIWZ.
Z analizy protokołu z prezentacji z dnia 09.11.2009 r. wynika, że bez względu na rzeczywisty
przebieg drugiej prezentacji w dniu 14.12.2009 r. podczas pierwszej prezentacji Odwołujący
spełnił powyżej wskazany pkt scenariusza. W konsekwencji wezwanie do uzupełnienia
w trybie art. 26 ust. 3 Pzp i ponowne przeprowadzenie: „Po dokonaniu rejestracji pism
przejść do dziennika korespondencji i sprawdzić poprawność wpisów w odpowiednich
komórkach – wydziałach” było bezprzedmiotowe i pozbawione podstaw prawnych. Wobec
powyższego podobnie kwestię parametryzacji, Izba uznała za bezprzedmiotową.
Po drugie, odnośnie pkt 7 cz. a) scenariusza niezgodności polegającej na braku
informacji na potwierdzeniu wystawionym dla klientów o ilości załączników. W tym zakresie
Izba wskazuje, że scenariusz w niniejszym pkt wskazuje minimum, które winien zawierać kod
kreskowy, nie ma tam informacji o ilości załączników. Inną okolicznością jest fakt, że
w ramach niniejszego kroku mówi się o wydrukowaniu dla klientów potwierdzenie złożenia
pisma wraz z załącznikami, oznaczonego kodem kreskowym. Izba wskazuje, że
w niniejszym zakresie Odwołujący wskazał na inne kroki scenariusza cz. a) w pkt 4.4 oraz
5.5, które odnoszą się do liczby załączników, a które zostały pozytywnie ocenione przez
Zamawiającego, wskazując na to, że świadczy to o tym, że załączniki były widoczne podczas
prezentacji. Zamawiający w tym zakresie nie wykazał zasadności swojego zarzutu.
Przedłożony na rozprawie wydruk z 14.12.2009 r. – „potwierdzenie złożenia pisma”, Izba nie
dopuściła jako dowód w sprawie. Nie był on załącznikiem do protokołu z prezentacji
z 14.12.2009 r. i jego wiarygodność po 3 miesiącach od prezentacji budzi wątpliwości.
Po trzecie, odnośnie pkt 12 cz. a) scenariusza - niezgodności polegającej na braku
możliwości edycji istniejącego wpisu na każdym etapie przez uprawnionego użytkownika.
Izba wskazuje, że Zamawiający de facto dopiero na rozprawie sprecyzował istotę
niezgodności względem - zapewnienia możliwości dokonywania edycji istniejącego wpisu na
każdym etapie (przez uprawnionego pracownika). Podnosił, iż funkcje tą program
Odwołującego spełniał tylko, jeżeli edycja była przeprowadzana przez sekretarza urzędu.
Ewentualna edycja u pracownika niższej rangi była niemożliwa. Izba wskazuje, że ani
w protokole, ani w odrzuceniu, czy też w rozstrzygnięciu protestu Zamawiający, tak nie
precyzował przedmiotowego zarzutu. Wcześniej podnosił kwestie edycji pisma niezależnie
od miejsca położenia, przez pracownika posiadającego uprawnienia nadane przez
administratora systemu. Odwołujący z kolei podnosił, że spełnił ten pkt scenariusza. Izba
uznała, że wobec faktu, że to na Zamawiającym ciąży obowiązek dowiedzenia okoliczności
z których wywodzi skutki prawne, zasadnym jest uznanie, że Zamawiający nie wykazał
przywołanych okoliczności. Zaś w protokole z prezentacji z dnia 14.12.2009 r. nie ma
pisemnego potwierdzenia okoliczności przywołanych przez Zamawiającego.
Po czwarte, odnośnie pkt 7 cz. b) scenariusza - niezgodności polegającej na braku
zmiany statusu w przesyłce kierowanej do wydziału (komórki) pomocniczej
w przypadku zwrotu przesyłki z wydziału (komórki) wiodącego. Izba uznała za zasadne
i uzasadnione stanowisko Odwołującego, że we wskazanym pkt jest mowa o komórce
wiodącej, nie zaś o komórce pomocniczej, a zarzut Zamawiającego odnosi się do
niezgodności polegającej na braku zmiany statusu w przesyłce kierowanej do działu
pomocniczego. Tym bardziej, że w ramach złożonych zeznań świadek Zamawiającego
powołał się na pkt 6 cz. b) scenariusza, tj.: „Zrobić zwrot 1 zadekretowanego pisma
(wiodącego), które posiada 2 dekretacje.”, zupełnie abstrahując od faktu, że zgodnie
z zapisem protokółu z prezentacji z dnia 14.12.2009 r. Zamawiający uznał spełnienie
niniejszego pkt. W konsekwencji Izba uznała że przedmiot weryfikacji był inny niż zarzut, zaś
okoliczności będące jego podstawą nie znajdują pisemnego potwierdzenia w protokole
z prezentacji z dnia 14.12.2009 r.
Po piąte, odnośnie pkt 3.4 cz. d) scenariusza - niezgodności polegającej na braku
możliwości równoczesnego dodania do użytkownika dwóch certyfikatów (kwalifikowanego,
niekwalifikowanego), Izba wskazuje, że podstawą drugiej prezentacji był art. 26 ust. 3 Pzp -
uzupełnienie prezentacji oferowanego programu z wybranymi funkcjami, gdyż pierwsza
prezentacja nie potwierdziła, że oferowany przedmiot zamówienia odpowiada wymaganiom
określonym przez Zamawiającego w Rozdz. II SIWZ. Z analizy protokołu z prezentacji z dnia
09.11.2009 r. wynika, że bez względu na rzeczywisty przebieg drugiej prezentacji w dniu
14.12.2009 r. podczas pierwszej prezentacji Odwołującemu uniemożliwiono prezentacje
wskazanego pkt scenariusza. W konsekwencji wezwanie do uzupełnienia w trybie art. 26 ust.
3 Pzp było przedwczesne, gdyż w zakresie wskazanego kroku scenariusza mieliśmy do
czynienia z prezentacja po raz pierwszy, a Zamawiający nie wyczerpał w odniesieniu do
tego pkt trybu wynikającego z art. 26 ust. 3 Pzp. Izba wskazuje na orzecznictwo zgodnie
z którym zastosowanie art. 26 ust. 3 Pzp ma charakter jednokrotny, jednakże brak jest
przeszkód prawnych, aby wezwać do uzupełnienia w zakresie dotychczas nie czynionym.
Dodatkowo Izba stwierdza, że z zeznań świadka wynikają inne intencje niż z zapisu:
„Dodać certyfikat /kwalifikowany, niekwalifikowany/ użytkownika”. W konsekwencji Izba
kierując się zasadą, że niejasne zapisy SIWZ nie mogą działać na niekorzyść Wykonawców
stwierdza, że to na Zamawiającym ciąży obowiązek tak sprecyzowania zapisów SIWZ,
zwłaszcza tak istotnych, jak w przedmiotowym przypadku, aby uniknąć uznaniowości
w działaniu Komisji Przetargowej. W ocenie Izby kwestia „równoczesności” nie była
wyartykułowana w przywołanym zapisie scenariusza, aby mogła stanowić przesłankę
zanegowania oferty Odwołującego. Izba, z uwagi na art. 184 ust.1 a Pzp, nie odniesie się
w tym kontekście do naruszenia art. 7 ust. 1 Pzp, poprzez preferencyjne traktowanie w tym
zakresie innego z Wykonawców, uznając, że bez względu na kontekst, w konsekwencji
zarzut ten sprowadza się do zaniechania odrzucenia oferty przywołanego Wykonawcy z pkt
3. 4 cz. d) scenariusza.
Izba wskazuje, że o uwzględnieniu odwołania oprócz kwestii szczegółowych
przedstawionych powyżej zadecydował, fakt, że Zamawiający nie wykazał okoliczności które
przywołał w piśmie odrzucającym ofertę Odwołującego. Należy zaważyć również, że
dokumentowi służy nie tylko domniemanie prawdziwości (autentyczności), lecz także
domniemanie zgodności z prawdą. Kto chce go obalić musi przeprowadzić dowód przeciwny
(art. 252 KPC). Dowód z dokumentu ma przewagę nad dowodem ze świadków. Niezależnie
od tego dowód ze świadków lub przesłuchania stron przeciwko osnowie lub ponad osnowę
dokumentu, obejmującego czynność prawną, może być dopuszczony miedzy uczestnikami
tej czynności tylko w wypadku, gdy nie doprowadzi to do obejścia przepisów o formie
zastrzeżonej pod rygorem nieważności i gdy ze względu na szczególne okoliczności organ
rozstrzygający uzna to za konieczne (art. 247 KPC). Ograniczenia te dotyczą jednak
wyłącznie stron procesowych, które były uczestnikami czynności stwierdzonej dokumentem.
W ogóle nie dotyczą prawdziwości (autentyczności) dokumentu, gdyż wtedy dowodu nie
kieruje się przeciwko osnowie, lecz przeciwko samemu dokumentowi. Strona, która
zaprzecza prawdziwości dokumentu urzędowego albo twierdzi, że zawarte w nim
oświadczenie organu, od którego dokument ten pochodzi, są niezgodne z prawdą, powinna
okoliczności te udowodnić (Ryszard Szostak: „Komentarz do Nowelizacji Ustawy Prawo
Zamówień Publicznych”, Wyd. Publicus, W-wa 2007, str. od 85 do 88).
Protokoły z prezentacji będące jedynym wiarygodnym dowodem z ich przebiegu, nie
zawierają szczegółowego i rzetelnego uzasadnienia nie uznania spełnia przez
oprogramowanie zaoferowane przez Odwołującego - danego kroku scenariusza. Ponadto,
należy przywołać niespójność i brak korelacji protokołu wcześniejszego z późniejszym,
o czym Izba pisała powyżej. Dowód z zeznań świadka zawnioskowanego przez
Zamawiającego w trybie art. 188 ust. 1 i 3 Pzp, na okoliczność spełniania funkcji
wymaganych przez Zamawiającego przez ofertę Odwołującego w trakcie prezentacji w dniu
14.12.2009 r., Izba dopuściła uznając, że w przeciwnym wypadku zostanie on pozbawiony
prawa do obrony swojej decyzji z dnia 11.01.2010 r. Przebieg rozprawy potwierdził
zasadność postanowienia Izby w tym zakresie. Jednakże, Izba mając świadomość, że
niedopuszczalny jest dowód ponad osnowę dokumentu nie mogła uznać zeznań świadka
ponadto to co znajduje się, w szczególności w protokole z prezentacji z dnia 14.12.2009 r.
Zasadne jest także, w ocenie Izby wskazanie Zamawiającemu, że kroki scenariusza
miały potwierdzać spełnianie przez oferowane oprogramowanie określonych wymaganych
funkcjonalności. Z tym, że podstawą oceny są poszczególne kroki scenariusza nie zaś
zapisy opisu przedmiotu zamówienia z Rozdz. II SIWZ. Takie działanie jest uzasadnione
także tym, że sam Zamawiający zawarł w opisie przedmiotu zamówienia wyraźne wskazania
odnośnie – „kompleksowego wdrożenia (..) Systemu EOD (..)”, „(..) instalacji i konfiguracji
Systemu (..)” oraz „Wykonania przez wykonawcę analizy obecnie funkcjonujących procedur
oraz zamodelowanie ich zgodnie z wymogami SEOD”, czyli o doprecyzowaniu i uściśleniu
w ramach analizy przedwdrożeniowej.
Biorąc powyższe pod uwagę, Izba uznała jak na wstępie.
Mając powyższe na uwadze, na podstawie art. 191 ust. 1 Pzp zdanie pierwsze oraz
art. 191 ust. 1a Pzp orzeczono jak w sentencji.
O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono na podstawie art. 191 ust. 6 i 7
Pzp, tj. stosownie do wyniku postępowania.
Stosownie do art. 194 i 195 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych
(t.j. Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.) na niniejszy wyrok - w terminie 7 dni od dnia
jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Urzędu Zamówień
Publicznych do Sądu Okręgowego w Koszalinie.
Przewodniczący:
………………………………
Członkowie:
………………………………
………………………………