Pełny tekst orzeczenia

UZASADNIENIE

Powódka Grupa (...) spółka akcyjna w P. wniosła o zasądzenie od B. K. kwoty 29.251,74 zł wraz z ustawowymi odsetkami liczonymi od dnia 3 listopada 2016r. do dnia zapłaty oraz zasądzenie kosztów procesu, w tym uiszczonej opłaty sądowej, kosztów zastępstwa procesowego oraz opłaty skarbowej od pełnomocnictwa.

W uzasadnieniu pozwu wskazała, iż pozwany pracował dla powódki na stanowisku Dyrektora Departamentu Zakupów Strategicznych. Na wniosek pozwanego została mu przyznana służbowa karta płatnicza z ustalonym miesięcznym limitem początkowo w wysokości 20.000 zł, podniesionym następnie do kwoty 30.000 zł. Po przeprowadzeniu audytu wewnętrznego w powodowej spółce ustalono, że część wydatków poczynionych przez pozwanego przy użyciu powierzonej mu karty bankowej nie została dokonana w celach służbowych, a przynajmniej służbowy charakter wydatku nie został w żaden sposób przez pozwanego skonkretyzowany i udokumentowany. Przeprowadzone badanie wykazało, że B. K. w okresie od 1 kwietnia 2013 r. do 12 kwietnia 2016 r. wydatkował służbową kartą płatniczą na kwotę 182.500 zł, a przeważająca część tej kwoty stanowiła zakup usług gastronomicznych. O pozasłużbowym charakterze dokonywanych transakcji zdaniem powódki świadczy okoliczność, że niektóre z zakupów usług gastronomicznych były opłacane w klubach nocnych i klubach go-go. Powódka zauważyła, że nie we wszystkich przypadkach pozwany wskazywał cel spotkania oraz kontrahenta, z którym odbywał spotkania, natomiast obowiązek przekazywania tego typu informacji wynikał z pisma Dyrektora Departamentu Finansów oraz Głównej Księgowej z dnia 24 kwietnia 2014r. w sprawie kosztów reprezentacji i reklamy w ujęciu podatkowym. Pozwany korzystał ze służbowej karty płatniczej przebywając na urlopie wypoczynkowym także oraz w dni ustawowo wolne od pracy. Powódka wskazała, że zasady posługiwania się służbową kartą płatniczą regulowało zarządzenie nr (...) Dyrektora Generalnego Grupy (...) S.A. z dnia 10 czerwca 2013 r. w sprawie zasad wydawania, użytkowania i rozliczania transakcji dokonywanych przy użyciu służbowych kart płatniczych. Zgodnie z tym dokumentem, za wydatki nieudokumentowane użytkownik karty odpowiada indywidualnie i zobowiązany jest zwrócić je spółce, zaś pobieranie gotówki z bankomatu może następować wyłącznie dla celów pokrycia wydatków służbowych, które nie mogą zostać opłacone bezpośrednio kartą płatniczą. Dodała nadto, że dokumenty zastępcze były sporządzane przez pozwanego w sposób niezgodny z kartą III/A/32 obiegu i kontroli dokumentów, ponieważ były sporządzane w przypadku, gdy zakup został dokonany u płatnika podatku VAT, a nadto nie zawierały elementów, które taki dowód powinien posiadać. Ostatecznie pozwanego obciążono obowiązkiem zapłaty kwoty 29.251,74 zł, wystawiając notę obciążeniową w dniu 10 października 2016 r. Wedle powódki powyższe wskazuje, że zachowanie pozwanego, który wykorzystywał służbową kartę płatniczą niezgodnie z jej przeznaczeniem i podstawowymi obowiązkami stron stosunku pracy, a także zasadami opisanymi w treści wewnętrznego zarządzenia w sprawie zasad wydawania, użytkowania i rozliczania transakcji dokonywanych przy użyciu służbowych kart płatniczych, świadczy o zawinionej, umyślnej bezprawności pozwanego, powstaniu rzeczywistej szkody w mieniu powoda, którą stanowi dochodzona pozwem kwota oraz normalny związek przyczynowy między zawinionym, bezprawnym zachowaniem pozwanego a powstałą w majątku powoda szkodą.

Pozwany wniósł o oddalenie powództwa w całości i zasądzenie kosztów postępowania, w tym ewentualnych kosztów zastępstwa procesowego. Wskazał, że powódka nie wykazała w pozwie dostatecznej podstawy prawnej swojego roszczenia, ani nie ustaliła w sposób prawidłowy wysokości rzekomo poniesionej przez nią szkody. Zauważył, że wszystkie faktury ze spotkań biznesowych były weryfikowane przez asystentkę sekretariatu departamentu zakupów, która na podstawie wyciągu z operacji kartą służbową sporządzała zestawienie odpowiednich dokumentów do wyliczenia. Pozwany odręcznie nie sporządzał żadnych adnotacji. Wszystkie wyjazdy służbowe odbywały się na podstawie delegacji zatwierdzonych przez Prezesa Zarządu K. J., a wszystkie faktury, które były opłacone kartą służbową, czy środkami pobranymi za wykorzystaniem karty służbowej związane były z delegacjami. Do faktury zwyczajowo dołączana była adnotacja o spotkaniu z kontrahentem i numerze delegacji. Delegacje jednodniowe były zgłaszane w sekretariacie Departamentowi Zakupów. Każda delegacja była omawiana zarówno przed jej odbyciem, jak i po jej zakończeniu. Odnosząc się do zarzutu wypłaty środków z karty służbowej pozwany podniósł, że wypłaty miały tylko miejsce na cele zabezpieczenia kosztów związanych z delegacjami własnymi, czy też obsługi pobytu delegacji zagranicznych w Polsce. Użytkowanie karty służbowej w dni wolne od pracy było związane z faktem, iż pozwany był aktywny zawodowo nawet w okresie świąt. Pozwany przyznał, że zdarzały się sytuacje, iż nie zorientował się, że pod konto na portalu B..com była podpięta karta służbowa, podczas rezerwowania noclegu dla celów prywatnych, jednakże następnie rozliczył się z pracodawcą, zwracając pomyłkowo pobraną kwotę z karty służbowej. Dodał, że w opisach faktur czasami nie wskazywano nazwy konkretnego kontrahenta, co wynikać mogło z tego, że zlecenie delegacji służbowej zawierało informację, w jakim celu jest podejmowana delegacja z wyszczególnieniem nazwy kontrahenta lub imienia i nazwiska. Po przypisaniu numeru delegacji służbowej do faktury czy rachunku wiadomym było z kim i w jakim celu zorganizowano spotkanie i jakie koszty zostały poniesione. Podkreślił, że wszystkie wydatki zostały udokumentowane odpowiednimi rachunkami oraz fakturami VAT, a pracodawca nie zgłaszał żadnych zastrzeżeń co do użytkowania służbowych kart płatniczych oraz ponoszonych wydatków. Pozwany podkreślił, że żadne uregulowanie prawne obowiązujące w tym czasie, ani żaden akt wewnętrzny spółki nie wymagały wskazywania na każdej fakturze nazwy kontrahenta i celu spotkania, z którym związany był wydatek. Wszystkie wydatki były związane z prowadzoną działalnością gospodarczą spółki i zostały odpowiednio udokumentowane rachunkiem lub fakturą VAT, umożliwiająca w pełni rozliczenie tychże wydatków w księgach rachunkowych.

Z ostrożności procesowej wniósł zarzut przedawnienia co do części zgłaszanych przez powódkę roszczeń, podnosząc, że roszczenie pracodawcy o naprawienie wyrządzonej przez pracownika szkody przedawnia się z upływem 1 roku od dnia, w którym pracodawca dowiedział się o wyrządzeniu przez pracownika szkody, nie później jednaj niż z upływem 3 lat od jej wyrządzenia.

Sąd ustalił następujący stan faktyczny:

W okresie między 2 stycznia 2012 r. a 14 lipca 2016 r. B. K. łączył z Grupą (...) Spółką z ograniczoną odpowiedzialnością w P. stosunek pracy, w ramach którego B. K. świadczył pracę na rzecz spółki, początkowo na stanowisku Dyrektora ds. Zakupów, a od 1 lipca 2014 r. na stanowisku Dyrektora Departamentu Zakupów Strategicznych.

Do jego zadań należało przede wszystkim negocjowanie warunków umów handlowych podczas spotkań biznesowych, odbywających się w kraju, jak i za granicą.

Niesporne, nadto: świadectwo pracy – k. 29.

Obowiązujące od 10 czerwca 2013 r. zarządzenie Dyrektora Generalnego nr (...) przewidywało możliwość wydawania pracownikom Grupy (...) Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w P. służbowych kart płatniczych w celu regulowania wszelkich płatności za zakupione towary i usługi oraz dokonywania płatności podczas podróży służbowych. Uprawnionymi do otrzymania kart byli m.in. członkowie zarządu spółki. Zarządzenie wprowadzało miesięczne limity wydatków dla poszczególnych rodzajów stanowisk, które w uzasadnionych przypadkach mogły być podwyższane lub obniżane.

Płatności kartą mogły być dokonywane tak w kraju, jak i poza jego granicami. Każda transakcja musiała być udokumentowana fakturą lub innym dowodem potwierdzającym poniesione koszty. W kwestii obiegu faktur zarządzenie odwoływało się do Instrukcji obiegu dowodów księgowych i innych dokumentów (IO-O-Z00-02). Brak udokumentowania wydatku stwarzał po stronie użytkownika karty obowiązek jego zwrotu, co następować miało przez potrącenie z wynagrodzenia za pracę, zasiłku chorobowego oraz innych świadczeń otrzymywanych od pozwanej.

W kwestii rozliczeń transakcji obsłużonych kartą zarządzenie stanowiło, iż Biuro (...) spółki na koniec każdego miesiąca będzie przesyłać drogą elektroniczną do wszystkich użytkowników kart imienne wyciągi bankowe. Każdy użytkownik zobowiązany był do samodzielnego rozliczenia karty na podstawie miesięcznego wyciągu zawierającego wszelkie transakcje zrealizowane przy użyciu służbowej karty płatniczej. Rozliczenie to miało obejmować weryfikację rodzaju i kwoty transakcji oraz potwierdzenie kompletności ujęcia transakcji w wyciągu bankowym. Po stwierdzeniu poprawności ujęcia w wyciągu wszystkich operacji finansowych dokonanych kartą płatniczą wyciąg należało przekazać do D. Księgowości Finansowej pozwanej.

Instrukcja obiegu dowodów księgowych i innych dokumentów nr IO-O-Z00-02 stanowiła, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi. Wśród nich wymieniała dowody zewnętrzne obce, zewnętrzne własne i wewnętrzne. Za dowody księgowe uznawała również dowody zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego. Jednocześnie przewidywała, że w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych członek zarządu/dyrektor departamentu/jednostki biznesowej/centrum, może zaakceptować udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych sporządzanych przez osoby dokonujące operacji. Za równoważne z dowodami źródłowymi uznawała zapisy w księgach rachunkowych, prowadzonych przy użyciu komputera, wprowadzanych automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzonych według algorytmu na podstawie informacji zawartych już w księgach pod warunkiem, że podczas rejestracji tych zapisów:

-

uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią dowodu księgowego,

-

możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za jego powstanie,

-

stosowna procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,

-

dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Według instrukcji dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

-

określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

-

określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

-

opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe określoną także w jednostkach naturalnych,

-

datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – również datę sporządzenia dokumentu,

-

podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe,

-

stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem odpowiedzialnej za te wskazania.

Dowód:

- zarządzenie nr (...) k. 114-115,

- instrukcja nr IO-O-Z00-02 k. 243-259,

- wniosek o wydanie karty płatniczej i potwierdzenie wydania karty – k. 40-43v.

W trakcie swojego zatrudnienia B. K. korzystał ze służbowej karty płatniczej z miesięcznym limitem wydatków początkowo na poziomie 20.000 zł, a następnie – na poziomie 30.000 zł. Posługiwał się nią przy opłacaniu usług gastronomicznych podczas spotkań z kontrahentami, usług hotelowych, transportowych, parkingowych w czasie wyjazdów poza siedzibę powódki.

Po wypowiedzeniu powodowi umowy o pracę nowy zarząd spółki GA ZCh (...) zlecił D. Audytu Wewnętrznego przeprowadzenie audytu w przedmiocie analizy wydatkowania i rozliczania środków przysługujących w ramach służbowych kart płatniczych w okresie od 1 kwietnia 2013 r. do 12 kwietnia 2016 r. Celem audytu było dostarczenie zarządowi spółki zapewnienia, że bezgotówkowe regulowanie płatności za towary i usługi przez dysponentów służbowych kart płatniczych daje racjonalną pewność co do efektywnego i gospodarnego stosowania tej formy płatności.

Prace audytowe oparto na dokumentach źródłowych dostępnych w spółce, a nadto na wyjaśnieniach osób objętych audytem. Każda z osób, której wydatki były dokonywane za pośrednictwem służbowych kart płatniczych miała możliwość ustosunkowania się do każdego wydatku poczynionego w badanym zakresie. Z uwagi na okoliczność, iż B. K. od dnia 25 kwietnia 2016 r. przebywał na zwolnieniu lekarskim, D. Audytu Wewnętrznego przeprowadził analizę wydatków dokonywanych służbową kartą płatniczą na podstawie dostępnych spółce informacji, bez składania wyjaśnień przez użytkownika karty.

Między 1 kwietnia 2013 r. a 12 kwietnia 2016 r. B. K. dokonał zakupu 145 usług gastronomicznych posługując się służbową kartą płatniczą. Nie we wszystkich przypadkach wskazywał cel spotkania oraz kontrahenta. Największy udział w wydatkach stanowił zakup usług gastronomicznych na kwotę 82.984 zł, w tym:

-

na kwotę 61.053 zł potwierdzone dowodem księgowym,

-

na kwotę 13.078 zł, wobec których wystawiono dokument zastępczy,

-

a kwotę 8.853 zł w ramach wypłaconej gotówki, zatwierdzonej dokumentem księgowym.

Dział Audytu Wewnętrznego w toku przeprowadzonych czynności stwierdził, że niektóre płatności za usługi gastronomiczne były opłacane przez B. K. w klubach nocnych, a całkowite wydatki za usługi w tych miejscach wyniosły ok. 28.000 zł. Nadto stwierdził, że w dalszym ciągu pozostaje nierozliczony jeden wydatek za usługę gastronomiczną na kwotę 9.589 zł, dokonany w Klubie (...) w G.. Spotkania w klubach nocnych odbywały się za zgodą prezesa bądź wiceprezesa spółki, którzy czasami uczestniczyli także w tych spotkaniach. Poza tym wybór miejsca spotkania biznesowego należał do kontrahenta.

W badanym okresie B. K. dokonał 66 wypłat gotówki z bankomatu na łączną kwotę 37.072 zł. Prowizja od wypłaconej gotówki wyniosła 1.300 zł. Stwierdzono, że w przypadku 14 wypłat na łączną kwotę 8.160 zł cała wypłacona gotówka została potrącona z wynagrodzenia B. K. bądź zwrócona na konto spółki, natomiast prowizję potrącono jedynie od 5 transakcji gotówkowych w łącznej wysokości 57,50 zł. Pozostała prowizja w wysokości 231,09 zł nie została potrącona z wynagrodzenia za pracę.

W ramach wypłaconej gotówki analiza wydatków wykazała, że najwięcej wydatkowo na zakup usług gastronomicznych, tj. 11.776 zł, z czego na kwotę 2.923 zł brak było dowodów księgowych potwierdzających dokonanie wydatku, na te transakcje zostały sporządzone dokumenty zastępcze.

B. K. zgłosił do potrącenia z wynagrodzenia za pracę 21 transakcji opłaconych kartą płatniczą oraz wypłaty gotówki wraz z prowizją na łączną kwotę 13.601 zł.

W przypadkach regulowania służbową kartą płatniczą wydatków prywatnych B. K. zwracał ich równowartość pracodawcy.

B. K. zakupił za pomocą służbowej karty płatniczej upominki na łączną kwotę 7.262 zł

Stwierdzono ponadto, że B. K. przebywając na urlopie wypoczynkowym oraz w dniach ustawowo wolnych od pracy korzystał z płatniczej karty służbowej, a wydatki wyniosły 6.440 zł.

Łączna wartość transakcji w przypadku, których wystawiono dokument zastępczy wyniosła 16.576 zł.

Ogółem w okresie objętym audytem przy pomocy służbowej karty płatniczej B. K. wydał 182.500 zł. Nie opisywał osobiście wydatków. W jego imieniu robiła to jego asystentka. Zdarzało się, że w dokumentach księgowych odnoszących się do poszczególnych transakcji nie zamieszczała ona informacji o celu usługi i kontrahencie, którego ona dotyczyła. Przy braku źródłowych dokumentów księgowych powód sporządzał oświadczenie o zakupie bez uzyskania rachunku.

Dowód:

- raport z zestawieniem k. 15-28,

- dane użytkownika karty – k. 28v.-29v.,42-43,

- wniosek o wydanie karty płatniczej – k. 40v.-41,

- pismo z dnia 9 sierpnia 2016 r. –k. 108,

- oświadczenie B. K. – k.109-110,

- zeznania świadka K. J. k. 156-157,

- zeznania świadka J. R. – k. 204-205,

- zeznania świadka I. M. – k. 206-207,

- zeznania świadka W. N. – k. 261-263,

- zeznania świadka K. J. – k. 263-265,

- zeznania świadka A. P. – k. 265-266,

- zeznania świadka J. Z. – k. 268,

- przesłuchanie B. K. – k. 289-292

- zestawienie operacji z rachunkami i oświadczeniami – k. 46-107.

W raporcie z audytu wskazano, że nieprawidłowym było nieegzekwowanie przez służby księgowe prowizji z tytułu wypłat gotówki, w przypadku pobierania gotówki przez użytkowników, która nie została wydatkowana w celach służbowych. Nadto stwierdzono, iż sporządzane przez B. K. dokumenty zastępcze były sporządzane niezgodnie z Kartą III/A/32 obiegu i kontroli dokumentu, ponieważ były sporządzane w przypadkach, gdy zakup został dokonany u płatnika podatku VAT, a dodatkowo nie zawierały wszystkich elementów, które dowód księgowy powinien zawierać. Wedle audytorów dokumenty zastępcze nie powinny być w takich przypadkach wystawiane, a służby księgowe nie powinny ich akceptować i księgować.

W regulaminie dotyczącym użytkowania kart płatniczych nie było doprecyzowane, jakiego rodzaju usługi mogą być kupowane za pomocą kart płatniczych. Z aktów wewnętrznych spółki nie wynikało, że powinien być wskazany cel poniesienia wydatku i dane kontrahenta, żeby można było go rozliczyć. W zasadach obiegu dokumentów służbowych było wskazane, że dokument zastępczy można przedłożyć tylko w sytuacji, gdy zakup został dokonany u osoby niebędącej płatnikiem VAT. Jednakże w spółce obowiązywała praktyka, że jeżeli ktoś zgubił dokument, to mógł złożyć oświadczenie, na podstawie którego był następnie sporządzany dokument zastępczy. Takie działanie było akceptowane przez księgowość i Dyrektora Finansowego. Dopuszczalne było również niewskazanie celu spotkania i nazwy kontrahenta. Zależało to od oceny osoby użytkującej kartę. Zazwyczaj niewskazanie kontrahenta miało charakter strategiczny – w sytuacji, gdy ujawnienie tych danych zagrażało interesom spółki.

Przez cały okres zatrudnienia B. K. pracodawca nie podnosił wobec niego zarzutów co do nieprawidłowości w użytkowaniu służbowej karty płatniczej.

Dowód:

- raport z zestawieniem k. 15-28,

- zeznania I. M. – k. 206-207,

- zeznania J. R. – k. 204-205,

- zeznania świadka I. M. – k. 206-207,

- zeznania świadka W. N. – k. 261-263,

- zeznania świadka K. J. – k. 263-265,

- zeznania świadka A. P. – k. 265-266,

- zeznania świadka J. Z. – k. 268,

- przesłuchanie B. K. – k. 289-292.

W trakcie spotkania w dniu 13 kwietnia 2015 r. w przedmiocie analizy wydatkowania i rozliczania środków przysługujących w ramach służbowych kart płatniczych w 2014 r. B. K. poinformował audytorów, że wypłat gotówki dokonywał zapobiegawczo, przed spotkaniem z kontrahentem czy wyjazdem, w związku z brakiem pewności, czy będzie mógł skorzystać z karty służbowej np. w taksówce czy w lokalu. W przypadku niewykorzystania wypłaconych środków, zgłaszał taką wypłatę do potrącenia na koniec okresu rozliczeniowego z przysługującego mu wynagrodzenia. Ponadto poinformował, że kwotę 2.562,78 zł wydatkował jako przedpłatę za prywatne wakacje w Grecji, a podczas dokonywania rezerwacji nie zauważył, że do portalu podpięta jest karta służbowa, jednakże po otrzymaniu wyciągu od razu zgłosił wydatek do potrącenia.

Dowód: protokół ze spotkania w dniu 13 kwietnia 2014. w przedmiocie analizy wydatkowania i rozliczania środków przysługujących w ramach służbowych kart płatniczych – k. 44-45.

Na podstawie wyników audytu pozwana w dniu 10 października 2016 r. spółka (...) wystawiła notę obciążeniową, w której zażądała od B. K. zwrotu kwoty 29.251,74 zł. Na sumę tę składały się w szczególności wydatki za usługi gastronomiczne i zakupione upominki z uwagi na niewskazanie celu spotkania lub kontrahenta, z którym pozwany spotykał się w celach służbowych, uznane jako niemające jednoznacznego charakteru służbowego. Wydatki te wyniosły 11.100,74 zł. Ponadto za wydatki niezwiązane z celami służbowymi zostały uznane wszystkie transakcje za usługi gastronomiczne oplatane w klubach rozrywki w kwocie 18.151 zł.

B. K. odmówił zwrotu kwoty wskazanej w nocie obciążeniowej, podnosząc, iż wszelkie wydatki opłacone kartą służbową były związane z uzasadnionymi merytorycznie i prawnie potrzebami związanymi z funkcjonowaniem spółki.

Dowód:

- nota obciążeniowa z wykazem transakcji k. 119-124,

- odpowiedź pozwanego na notę księgową – k. 112-113.

Sąd zważył, co następuje:

Ustalenia faktyczne w sprawie poczynione zostały w oparciu o dowody z dokumentów, zeznania świadków oraz przesłuchanie pozwanego. Ocenie Sądu podlegała prawidłowość rachunków za zakupione przez pozwanego służbową karta płatniczą usługi, w tym spełnienie warunków formalnych, jakim powinny odpowiadać dokumenty zastępcze przedłożone przez pozwanego.

Na podstawie materiału dowodowego zawartego w aktach sprawy Sad doszedł do wniosku, że powództwo okazało się nieuzasadnione.

Podstawę prawną dochodzonego roszczenia stanowi przepis art. 124 § 1 kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się: 1) pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności, 2) narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Wyliczenie rodzajów mienia, które powierza się pracownikowi z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się, oznacza, że tego rodzaju mienie wymaga szczególnej troski i dbałości ze strony pracownika (por. Prawo pracy, komentarz, Maria Teresa Romer, Warszawa 2008, s. 692).

Przesłanką odpowiedzialności pracownika za szkodę w mieniu powierzonym jest wina. Z normy przytoczonego przepisu wynika domniemanie prawne, że szkoda powstała właśnie z winy pracownika. Odpowiedzialność pracownika w pełnej wysokości za szkodę w powierzonym mu mieniu zachodzi niezależnie od tego, czy jego zachowanie nosi cechy umyślności czy nieumyślności.

W myśl art. 124 § 2 k.p. od odpowiedzialności określonej w § 1 i 2 pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia. Natomiast pracodawca winien wykazać fakt prawidłowego powierzenia mienia oraz zaistnienia szkody i jej wysokości. Obowiązujące domniemanie, iż szkoda powstała z winy pracownika, prowadzi zaś do wniosku, iż ciężar obalenia tego domniemania ustawodawca przerzucił na pracownika.

Wobec powyższego, art. 124 § 1 kodeksu pracy stanowi samodzielną podstawę dochodzonego przez powódkę roszczenia. Gdyby podstawą odpowiedzialności odszkodowawczej za powierzone mienie był nadto art. 415 k.c., pracodawca musiałby również wykazywać winę pracownika za powstałą szkodę, tymczasem dowód taki zastępuje domniemanie wynikające z art. 124 § 1 k.p.

Należy sprecyzować, że podstawą odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone z obowiązkiem rozliczenia się może być umowa o odpowiedzialności materialnej, jak i faktyczne powierzenie mienia (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18 grudnia 2001 r., I PKN 757/00, Pr. Pracy 2002/11/32 oraz wyrok SN z dnia 14 maja 1998 r., (...), OSNP 1999/11/358). W niniejszym przypadku strony nie zawarły umowy o odpowiedzialności materialnej, lecz doszło do faktycznego powierzenia konkretnego mienia, z obowiązkiem jego zwrotu. Wynika to z potwierdzenia odbioru karty płatniczej oraz potwierdzenia jej zwrotu przez B. K..

Należy podkreślić, że obowiązująca w postepowaniu cywilnym, w tym w postępowaniu w sprawach z zakresu prawa pracy, zasada kontradyktoryjności postępowania ogranicza rolę sądu do organizacji procesu oraz wydania werdyktu. Do tego sprowadza się wykrycie prawdy. Zasada prawdy materialnej nie może przekreślać kontradyktoryjności procesu. Aspekt merytoryczny związany z udowadnianiem swoich racji powierzony jest stronom postępowania.

Przy rozpoznawaniu sprawy na podstawie przepisów kodeksu postępowania cywilnego rzeczą sądu nie jest zarządzanie dochodzeń w celu uzupełnienia lub wyjaśnienia twierdzeń stron i wykrycia środków dowodowych pozwalających na ich udowodnienie, ani też sąd nie jest zobowiązany do przeprowadzania z urzędu dowodów zmierzających do wyjaśnienia okoliczności istotnych dla rozstrzygnięcia sprawy. Obowiązek przeprowadzenia dowodów spoczywa na stronach, a ciężar udowodnienia faktów mających dla rozstrzygnięcia sprawy istotne znaczenie spoczywa na stronie, która z faktów tych wywodzi skutki prawne. Dobitnie w tym zakresie wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 12 grudnia 2000 r., sygn. V CKN 175/00 (opubl. w OSP 2001, poz. 116), w którym podkreślił, iż działanie sądu z urzędu może prowadzić do naruszenia prawa do bezstronnego sądu i odpowiadającego mu obowiązku przestrzegania zasady równego traktowania stron wynikającego z art. 32 ust. 1 i art. 45 ust. 1 Konstytucji RP. Sąd wskazał w uzasadnieniu tego orzeczenia, iż ani w toku postępowania dowodowego, ani po wyczerpaniu wniosków dowodowych stron, sąd nie ma obowiązku ustalania, czy sprawa jest dostatecznie wyjaśniona do stanowczego rozstrzygnięcia. Nakaz uzupełniania z urzędu udzielonych przez strony wyjaśnień i przedstawianych przez nie dowodów, jak i dokonywania oceny stopnia wyjaśnienia sprawy skreślony został bowiem zarówno z art. 232 in fine k.p.c., jak i z art. 316 § 1 k.p.c. Obowiązek dowodzenia - w tym także dowodem z przesłuchania stron - obciąża strony. Zachowana w art. 232 k.p.c. możliwość przeprowadzenia przez sąd dowodu z urzędu ma charakter wyłącznie wspierający i wykorzystywana może być jedynie w sytuacjach wyjątkowych, szczególnie uzasadnionych wypadkach. Nie może jednak w żadnym przypadku prowadzić do zastępowania strony w spełnianiu jej obowiązków.

Również w doktrynie prawa i postępowania cywilnego powyższa argumentacja została zaakceptowana. Potwierdzono, że działanie sądu z urzędu i przeprowadzanie dowodów z urzędu stanowi z reguły działanie na korzyść jednej ze stron, co jest oczywiście niedopuszczalne. Powtórzono twierdzenie, iż obowiązkiem sądu jest jedynie umożliwienie stronom złożenia stosownych wniosków dowodowych, ale nie formułowanie tych wniosków za stronę (por. W. Broniewicz, glosa do wyroku Sądu Najwyższego z 12 grudnia 2000 r. opubl. OSP 2001, póz. 116).

W orzecznictwie sądowym z zakresu prawa pracy przyjmuje się, iż w trakcie procedowania nad roszczeniem zgłoszonym przez stronę, w tym pracownika, nie istnieją powody do złagodzenia mechanizmu kontradyktoryjnego. Uzasadnienia odstępstw należy poszukiwać w faktycznej nierówności zachodzącej między pracownikiem i pracodawcą. Dlatego nie jest pozbawione racji twierdzenie, że całokształt regulacji dotyczącej postępowania w sprawach z zakresu prawa pracy nakłada niekiedy na sąd obowiązek przejawiania aktywności w celu wyjaśnienia prawdziwego stanu faktycznego. Dotyczy to jednak sytuacji wyjątkowych. W modelowym procesie ciężar wykazania faktów istotnych dla rozstrzygnięcia spoczywa na stronach. Rolą sądu jest stworzenie takiej możliwości. Praktyka sądów polegająca na korzystaniu z przepisu art. 386 § 4 k.p.c. z uwagi na niewyjaśnienie przez sąd pierwszej instancji w dostatecznym stopniu stanu faktycznego sprawy pozostaje w opozycji do kontradyktoryjnego modelu postępowania sądowego (por. postanowienie Sądu Najwyższego z 21 października 2014 r. sygn. III PZ 9/14, wyrok Sądu Najwyższego z 30 września 2014 r., sygn. II PK 283/13, wyrok Sądu Najwyższego z 7 grudnia 2010 r., sygn. I BU 8/10, wyrok Sądu Najwyższego z 7 maja 2008 r., sygn. II PK 307/07, postanowienie Sądu Najwyższego z 19 marca 2014 r., sygn. I UK 429/13).

Kierując się wskazanymi powyżej argumentami należało uznać, że to powódka powinna była udowodnić, że pozwany przywłaszczył sobie część środków pieniężnych znajdujących się na służbowej karcie płatniczej na potrzeby osobiste, czym miał doprowadzić do powstania szkody w mieniu powódki. Konsekwencją tego stwierdzenia było ustalenie przez powódkę nieprawidłowości w zakresie dokumentowania służbowego charakteru ponoszonych kosztów, w szczególności poprzez brak wskazywania celu spotkania i nazwy kontrahenta. Wymagało to wykazania, iż w świetle wewnętrznych regulacji prawnych powódki istniały podstawy do obciążenia pozwanego obowiązkiem zwrotu wydatków poczynionych przy użyciu służbowej karty płatniczej.

W niniejszym postępowaniu bezspornym było, że pozwany udokumentował wszystkie wydatki poczynione przy użyciu służbowej karty płatniczej, o czym świadczy złożona przez powódkę dokumentacja zawierająca zestawienia transakcji, rachunki i oświadczenia pozwanego odnośnie poniesionych wydatków.

Wedle treści § 7 pkt 3 zarządzenia nr 10/2013 r. z dnia 10 czerwca 2013 r. każda transakcja opłacana przy użyciu służbowej karty płatniczej musiała być udokumentowana fakturą lub innym dowodem potwierdzającym poniesione koszty.

Zarządzenie nie precyzowało, co należy rozumieć pod pojęciem „inny dokument”. Nie odsyłało też w tym zakresie do innych regulacji wewnętrznych pozwanej. W szczególności nie odsyłało do Instrukcji obiegu dowodów księgowych i innych dokumentów nr IO-O-Z00-02. Treść § 7 pkt 3 zd. drugie zarządzenia nawiązuje wprawdzie do instrukcji, ale wyłącznie w kwestii obiegu faktur za transakcję sfinansowane za pomocą środków z karty służbowej.

Zatem nie dość, że zarządzenie nie odwoływało się do definicji dowodów księgowych zawartej w pkt 5.3.1 instrukcji nr IO-O-Z00-02, to jeszcze nie przewidywało dla „innych dowodów potwierdzających poniesione koszty” obiegu właściwego dla faktur.

Zdaniem Sądu takie ujęcie sposobu dokumentowania transakcji płatniczych przy użyciu służbowej karty płatniczej nie obligowało użytkowników kart do wykazywania transakcji wyłącznie przy pomocy dokumentów księgowych. Dowód transakcji mogło stanowić zwykłe oświadczenie ustne lub pisemne użytkownika.

W zarządzeniu nr (...) pominięto również kwestię treści „innego dowodu potwierdzającego poniesione koszty”. Wydaje się, że powinna ona zawierać elementy pozwalające na identyfikację transakcji. Elementy te to data transakcji, jej przedmiot i wartość. Istotnym jest, iż w omawianym zarządzeniu jest mowa o dokumentowaniu wydatków, a nie ich uzasadnianiu, wyjaśnianiu celowości. Nie było tu zatem wymagane podawanie okoliczności skorzystania z usługi czy nabycia rzeczy, w tym celu i danych kontrahenta. Przewidziany w zarządzeniu tryb weryfikacji transakcji obejmował wyłącznie rodzaj transakcji i jej kwotę (§ 7 pkt 5 zarządzenia). Jest to dodatkowym argumentem potwierdzającym brak obowiązku po stronie użytkownika karty, by uzasadniać cel wydatku przy jego rozliczaniu.

W świetle powyższego należało przyjąć, że dopiero gdy użytkownik karty zaniechał jakiegokolwiek udokumentowania transakcji, był zobligowany do zwrócenia pozwanej wydanych środków pieniężnych.

Godzi się zauważyć, że instrukcja nr IO-O-Z00-02 w pkt 5.3.1.10 stanowi, iż w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych (faktur, rachunków, not, umów, decyzji i nakazów płatniczych oraz innych dowodów pochodzących od kontrahentów, urzędów, instytucji) – członek zarządu, dyrektor departamentu lub jednostki biznesowej, albo centrum może zaakceptować udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.

Wedle regulacji zawarte w art. 20 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (wersja obowiązująca w spornym okresie Dz. U. z 2013 r., poz. 330) dowód zastępczy to dowód księgowy wystawiony do czasu otrzymania zewnętrznego dowodu źródłowego, który obok dokumentów źródłowych może stanowić podstawę wpisu w księgach rachunkowych. W ust. 4. ustawa stanowi, że w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Zasadniczo więc przedstawiona regulacja wewnętrzna pozwanej jest zbieżna z ustawową, z tą istotną różnicą, iż nie zawiera zakazu dokumentowania transakcji opodatkowanych za pomocą dokumentów zastępczych. Jednakże zakaz ów ma znaczenie wyłącznie w sferze podatkowej podmiotu wykorzystującego dowód zastępczy. Zatem zastosowanie takiego dokumentu niezgodnie z ustawą skutkuje wyłącznie tym, iż wydatek nie może zostać zaliczony na poczet kosztów uzyskania przychodu. Natomiast żadne normy nie wiążą z tym dalej idących konsekwencji, w tym nieważności samej transakcji czy uznania jej za nieuzasadnioną.

Dlatego jeśli pracownik dokumentuje pracodawcy transakcję opłaconą ze środków służbowych, a przy tym przedłoży dokument księgowy w niewłaściwej formie, to nie czyni to transakcji bezzasadną czy oderwaną od celu służbowego. Ewentualne konsekwencje tego dotyczą wyłącznie sfery rachunkowości pracodawcy.

Zgodnie z art. 20 ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

-

określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

-

określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

-

opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe określoną także w jednostkach naturalnych,

-

datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – również datę sporządzenia dokumentu,

-

podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe,

-

stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem odpowiedzialnej za te wskazania.

Tożsamy zapis zawarty jest w pkt 5.3.2.1 instrukcji nr IO-O-Z00-02, a przytoczone wymagania odnoszą się również do dowodów zastępczych. Co istotne, nie ma wśród nich wymogu opisania celu transakcji i innych okoliczności, w tym danych kontrahenta.

Powódka powoływała się na treść pisma Dyrektora Finansów oraz Główną Księgową z dnia 24 kwietnia 2014 r., w którym odnieśli się do kwalifikowania wydatków na zakup usług gastronomicznych pod kątem podatkowym. To jedyny dowód, w którym mowa o opisywaniu celu spotkania z kontrahentem oraz jego danych. Jednakże pomimo powoływania się w pozwie na treść tego dokumentu nie został on załączony jako dowód w sprawie. Zatem Sąd nie miał możliwości zweryfikowania tego dokumentu. Jednocześnie na podstawie relacji świadków uznał Sąd uznał, że wymogi wprowadzane przez ten dokument dotyczą kwestii fiskalnych pozwanej i pozostają bez wpływu na bieżącą ocenę zasadności wydatków.

Dlatego ostatecznie Sąd ustalił, że w okresie objętym audytem (1 kwietnia 2013 r. - 12 kwietnia 2016 r.), użytkownicy służbowych kart płatniczych pozwanej nie byli zobowiązani do dokumentowania operacji wykonanych z wykorzystaniem kart poprzez podanie celu spotkania, podczas którego doszło do zamówienia usług lub nabycia określonych dóbr oraz podanie danych kontrahenta uczestniczącego w takim spotkaniu.

Jak wykazało postępowanie dowodowe, pozwany dokumentował wydatki z posiadanej służbowej karty płatniczej tak dokumentami źródłowymi, jak i dokumentami zastępczymi, czyli zgodnie z obowiązującymi u powódki procedurami. Nie można było zatem sformułować wobec niego zarzutu niewykazania celowości wydatków, gdyż zaniechał ich merytorycznego uzasadnienia. Nie istniały też jakiekolwiek okoliczności pozwalające powódce na przyjęcie, iż brak uzasadnienia aktualizuje po stronie pozwanego obowiązek zwrotu wydatkowanych środków. Powódka mogłaby uznać za nieuzasadnione transakcje wskazane przez zespół audytowy tylko wówczas, gdyby sama ustaliła na podstawie dowodów, że w istocie nie miały one charakteru służbowego, bo np. powód zakupiony prezent podarował osobie najbliższej bądź zachował dla siebie albo, że całkowicie prywatnie korzystał z usług gastronomicznych. Tymczasem pozwana bezpodstawnie przerzuciła na pozwanego obowiązek wykazania celu i kontrahenta transakcji. Postępowanie takie kłóci się w sposób ewidentny z normą art. 6 k.c., wedle którego ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne.

Według Sądu powódka nie miała podstaw do automatycznego zakwestionowania wydatków z służbowej karty płatniczej pozwanego co do tych transakcji, gdzie nie wskazywano celu spotkania i nazwy kontrahenta, albo gdy wydatki były czynione w soboty, czy inne dni wolne dla pozwanego od pracy oraz w klubach nocnych. Należy powtórzyć, iż w pierwszej kolejności winna była ustalić, że w rzeczywistości pozwany nie wykonywał wówczas obowiązków pracowniczych i wykazać te okoliczności za pomocą dokumentów bądź osobowych źródeł dowodowych.

W rezultacie Sąd nie uznał za uprawnione przyjęcie przez powódkę, iż pozwany nie rozliczył wydatków na łączną sumę 29.251,74 zł. Wedle pozwanego, złożył on dokumenty zastępcze dotyczące wszystkich wydatków pokrytych ze środków na karcie płatniczej. Rozkład ciężaru dowodu zobowiązywał powódkę do wykazania, że wydatków pozwany nie dokonał w celu służbowym, np. że w trakcie delegacji służbowej odbywał prywatne spotkania, którym towarzyszyło korzystanie z usług gastronomicznych.

Sąd doszedł do przekonania, że w materiale dowodowym brakuje okoliczności, które zdecydowałyby o odpowiedzialności pozwanego. Zdecydował o tym szereg okoliczności. Po pierwsze powódka nie wykazała istnienia po jej stronie wierzytelności wobec pozwanego z tytułu wykorzystywania służbowej karty płatniczej w celach niemających służbowego charakteru. Samo powoływanie się na okoliczność niewskazania celu spotkania oraz nazwy kontrahenta nie predysponowało powódki do żądania zwrotu wydatków poczynionych przez pozwanego podczas spotkań biznesowych. Powódka powoływała się przy tym na akty wewnętrzne obowiązujące w spółce, które jednak umożliwiały wystawianie dokumentów zastępczych oraz niewskazywanie w rachunku celu spotkania i nazwy kontrahenta. Świadczą chociażby o tym spójne i logiczne zeznania świadków W. N., K. J., A. P., M. P. oraz J. Z. oraz treść dokumentów regulujących użycie służbowych kart płatniczych oraz obieg dokumentów w spółce.

Wszyscy przesłuchiwani w sprawie świadkowie zwracali uwagę na funkcjonującą w spółce praktykę, że w przypadku zgubienia dokumentu, można było złożyć oświadczenie o zakupie bez uzyskania rachunku, na podstawie którego był następnie sporządzany dokument zastępczy. Takie działanie było akceptowane przez służby księgowe spółki i jej zarząd. Ponadto dopuszczalne było niewskazanie celu spotkania i nazwy kontrahenta, w zasadzie zależało to od osoby użytkującej kartę płatniczą. Czasami wynikało to po prostu z poufności spotkań, co nie oznaczało z kolei, że o osobie kontrahenta nie był informowany prezes czy wiceprezes spółki, gdyż wszystkie spotkania odbywały się za ich zgodą i akceptacją.

Odnosząc się pokrótce do zarzutu powódki odnośnie używania przez pozwanego służbowej karty płatniczej w klubach nocnych należy wskazać, że wizyty w tych miejscach mogą jedynie podlegać ocenie z punktu moralnego, nie miały one jednak znaczenia dla merytorycznego rozstrzygnięcia sprawy. Jednakże z zeznań świadków wynikało, że taki był zwyczaj w spółce, iż o miejscu spotkania decydował kontrahent. Potwierdzili to świadkowie W. N. i K. J., którzy udzielali z resztą powodowi zgody na spotkania w tego typu miejscach, czasami nawet uczestniczyli w takich spotkaniach.

Sąd oddalił wniosek powódki o dopuszczenie dowodu z protokołów zeznań świadków I. M., A. P., M. P. złożonych w postępowaniu (...)ze względu na niesprecyzowanie okoliczności, na jaką dowód ma być przeprowadzony. Pominął również wnioskowany przez pozwanego dowód z zeznań świadka R. K. uznając wniosek w tym zakresie za spóźniony i prowadzący do nadmiernego przedłużenia się pozstępowania.

Biorąc powyższe pod uwagę, Sąd uznał, że powódka nie wykazała istnienia podstaw odpowiedzialności pozwanego, wobec czego powództwo podlegało oddaleniu.

ZARZĄDZENIE

1.  (...)

2.  (...)

3.  (...)

(...)